Formation Word · Module 9

Word : les longs documents

Mémoire, rapport, manuel, support de 100 pages : notes de bas de page, renvois, signets, liens, table des matières, index, sources et bibliographie, documents maîtres. Tout ce qui se met à jour seul quand le document évolue. Chaque partie a sa capture annotée et son exercice corrigé.

Word Microsoft 365 · 2021 · 2024
Niveau avancé
8 parties · 9 exercices
Prépare au TOSA Word

La clé : les styles de titre

Table des matières, renvois vers les titres, volet de navigation et documents maîtres reposent tous sur les styles Titre 1, Titre 2, Titre 3. Préparez un document d’entraînement : trois Titre 1 « Chapitre 1 » à « Chapitre 3 », deux Titre 2 sous chacun, et =lorem(8) sous chaque titre.

Créer des notes de bas de page et des notes de fin

Une note ajoute une précision ou une référence sans alourdir le texte. La note de bas de page s’imprime en bas de la page de l’appel, la note de fin à la fin du document ou de la section. Word numérote et renumérote tout seul.

FichierAccueilInsertionMise en pageRéférencesPublipostage

☰Table des matières ▾

Table des matières

ab¹Insérer une note de bas de page

ⁱ Insérer une note de finab¹ Note suivante ▾Afficher les notes

Notes de bas de page ↘

La certification TOSA¹ évalue les compétences sur une échelle de 1 à 1000. Elle est éligible au CPF².

¹ Test de certification adaptatif, passé en ligne.

² Compte personnel de formation.

1RéférencesNotes de bas de page
2Lanceur : emplacement, format, numérotation
3Appel de note en exposant dans le texte
4Texte de la note sous le trait séparateur

Capture 1. Deux notes de bas de page.

Placez le curseur juste après le mot à annoter.
RéférencesInsérer une note de bas de page (Ctrl + Alt + F) ou note de fin (Ctrl + Alt + D).
Word place le curseur dans la zone de note : tapez le texte.
Double-cliquez sur le numéro de la note pour revenir à l’appel dans le texte.

Je veux…	Action
Supprimer une note	Sélectionnez l’appel dans le texte et `Suppr` (pas le texte de la note)
Numéroter en i, ii ou *, †	Lanceur › Format de nombre ou Symbole personnalisé
Recommencer à 1 à chaque page ou section	Lanceur › Numérotation
Transformer toutes les notes de bas de page en notes de fin	Lanceur › Convertir…
Changer l’aspect de toutes les notes	Modifier les styles Note de bas de page et Appel note de bas de p.

Exercice 1 · Annoter un texte

Application

Ajoutez trois notes de bas de page dans le chapitre 1 et deux notes de fin dans le chapitre 3. Insérez une nouvelle note avant la première : vérifiez la renumérotation. Supprimez la deuxième note, puis convertissez les notes de fin en notes de bas de page.

Voir le corrigé

Ctrl+Alt+F trois fois, Ctrl+Alt+D deux fois. La note insérée en premier devient 1, les autres passent à 2, 3, 4. Sélection de l’appel 2, Suppr. Lanceur › Convertir › Convertir toutes les notes de fin en notes de bas de page.

Les renvois

Un renvoi est une référence automatique à un autre endroit du document : « voir chapitre 3, page 24 », « cf. figure 2 ». Si le titre change de page ou de numéro, le renvoi se met à jour.

Renvoi? ×

Catégorie :

Titre ▾

Insérer un renvoi à :

Numéro de page ▾

☑ Insérer en tant que lien hypertexte ☐ Inclure au-dessus/au-dessous3

Pour quel titre :

Chapitre 1

Les notes

Chapitre 2

Les renvois

Chapitre 3

InsérerFermer

Pour la méthode complète, voir « Chapitre 2 », page 12.

1Catégorie : titre, signet, note, figure, tableau…
2Ce qui s’affiche : texte, numéro de page, numéro
3Lien hypertexte : Ctrl + clic pour y aller

Capture 2. RéférencesLégendesRenvoi et le résultat : deux champs.

Tapez le début de la phrase : « voir ».
RéférencesRenvoi (ou InsertionLiensRenvoi).
Catégorie Titre, Insérer un renvoi à Texte du titre, choisissez le titre, Insérer.
Sans fermer la boîte, tapez « , page » dans le document, puis insérez à nouveau le même titre avec Numéro de page.

Attention

Les renvois sont des champs : ils ne se mettent pas à jour en direct. Avant d’imprimer ou d’exporter, Ctrl + A puis F9. Si la cible est supprimée, le renvoi affiche « Erreur ! Source du renvoi introuvable ».

Exercice 2 · Renvois croisés

Application

Dans le chapitre 1, écrivez « voir Chapitre 3, page X » avec deux renvois. Ajoutez une figure légendée au chapitre 2 et le renvoi « cf. Figure 1 ». Ajoutez 3 pages avant le chapitre 3 et mettez à jour.

Voir le corrigé

Renvoi › Titre › Texte du titre › Chapitre 3, puis Numéro de page. Figure : clic droit › Insérer une légende ; Renvoi › Catégorie Figure › Étiquette et numéro uniquement. Après ajout de pages : Ctrl+A, F9 : le numéro de page change.

Les signets

Dans un long document, le signet est la cible universelle : on y va par F5, on y renvoie, on y lie, et il délimite une plage de pages pour l’index. La création est détaillée dans le module En-tête, pied de page et signets.

Chapitre 2 – Les renvois

[Un renvoi est une référence automatique à un autre endroit du document. Il se met à jour avec F9 et peut servir de lien hypertexte. Les renvois couvrent les titres, signets, notes et légendes.]

Signet : Theorie_renvois (plage de 3 pages)

1Crochet ouvrant : début du signet
2Crochet fermant : fin du passage marqué

Capture 3. Signet posé sur un passage entier (crochets affichés par FichierOptionsOptions avancéesAfficher les signets).

Usage du signet dans un long document	Où l’utiliser
Y aller rapidement	`F5` › Signet, ou InsertionSignetAtteindre
Renvoi « voir page X »	Renvoi › Catégorie Signet
Lien depuis un sommaire ou une annexe	`Ctrl` + `K` › Emplacement dans ce document
Entrée d’index sur plusieurs pages (« 12-15 »)	Entrée d’index › Plage de pages › Signet (partie 6)
Calcul ou texte répété	Champ `{ REF NomDuSignet }`

Astuce

Adoptez une convention de noms : ch2_renvois, fig_logo, tab_tarifs. Dans la boîte Signet, triez par Emplacement pour les voir dans l’ordre du document.

Exercice 3 · Signets de plage

Application

Posez un signet ch2_complet sur tout le chapitre 2 (titre compris), et un signet ch3_titre sur le seul titre du chapitre 3. Affichez les crochets, puis répétez le titre du chapitre 3 en conclusion avec le champ REF.

Voir le corrigé

Sélectionnez du titre du chapitre 2 jusqu’au dernier paragraphe, Insertion › Signet › ch2_complet › Ajouter. Idem ch3_titre. En conclusion : Ctrl+F9, tapez REF ch3_titre entre les accolades, F9.

Les liens hypertextes

Dans un long document, les liens rendent la lecture à l’écran fluide : table des matières cliquable, renvois cliquables, liens vers les annexes et les sources en ligne. Ils restent actifs dans le PDF exporté.

Options Word › Options avancées×

Options d’édition

☑ Utiliser la touche Inser. pour contrôler le mode Refrappe☑ Utiliser CTRL+clic pour suivre le lien hypertexte☑ Créer automatiquement une zone de dessin…1

Correction automatique › Lors de la frappe :

☑ Chemins réseau et Internet par des liens hypertexte

1Décocher : un simple clic suit les liens
2Décocher : les adresses tapées ne deviennent plus des liens

Capture 4. Réglages des liens dans les options de Word.

Lien	Comment l’obtenir
Table des matières cliquable	Automatique avec la table des matières de Word (partie 5)
Renvoi cliquable	Case « Insérer en tant que lien hypertexte » dans la boîte Renvoi
Lien vers un titre ou un signet	`Ctrl` + `K` › Emplacement dans ce document
Lien « Retour au sommaire »	Signet sur le sommaire, puis lien vers ce signet en fin de chapitre
Changer l’aspect de tous les liens	Modifier les styles Lien hypertexte et Lien hypertexte suivi

Bon à savoir

La création d’un lien (Ctrl + K) est détaillée dans le module En-tête, pied de page et signets. Pour retirer tous les liens d’un texte collé : sélection, Ctrl + Maj + F9 (convertit les champs en texte).

Exercice 4 · Navigation par liens

Application

Posez le signet sommaire en haut du document. À la fin de chaque chapitre, ajoutez « ↑ Retour au sommaire » lié à ce signet. Passez les liens en bleu A3I (#0078D4) sans soulignement via le style.

Voir le corrigé

Insertion › Signet › sommaire. En fin de chapitre, tapez le texte, sélection, Ctrl+K › Emplacement › Signets › sommaire. Copiez-collez le lien à la fin des autres chapitres. Volet Styles › Lien hypertexte › Modifier : couleur #0078D4, Soulignement aucun.

Les tables des matières

Word construit la table des matières à partir des styles de titre : intitulés, niveaux, numéros de page et liens. Une mise à jour suffit après chaque modification du document.

☰Table des matières ▾

+ Ajouter le texte ▾⟳ Mettre à jour la table

Sommaire

Chapitre 13

Les notes3

Chapitre 29

Les renvois10

Chapitre 315

1RéférencesTable des matières
2Table personnalisée : niveaux, points de suite, format
3Mettre à jour après chaque modification

Capture 5. Galerie Table des matières et sommaire généré sur deux niveaux.

Vérifiez que tous les titres utilisent Titre 1, Titre 2, Titre 3 (volet de navigation : Ctrl + F).
Curseur sur une page vide en début de document, RéférencesTable des matièresTable automatique 1.
Après modification du document : clic dans la table › Mettre à jour la table (ou F9) › Mettre à jour toute la table si des titres ont changé, sinon les numéros de page uniquement.

Réglage (Table des matières personnalisée)	Usage
Afficher les niveaux : 2	Seulement Titre 1 et Titre 2
Caractères de suite	Points, tirets, trait, aucun
Formats : Depuis modèle, Classique, Moderne…	Aspect général ; modifier les styles TM 1, TM 2 pour un réglage fin
Options…	Inclure un style maison (ex. « Titre annexe ») à un niveau choisi
Utiliser des liens hypertexte à la place des numéros de page	Coché par défaut : table cliquable

Attention

Ne corrigez jamais un intitulé directement dans la table : la prochaine mise à jour l’écrasera. Corrigez le titre dans le document, puis mettez à jour toute la table.

Exercice 5 · Sommaire automatique

Application

Insérez une table automatique en page 2. Renommez « Chapitre 2 » en « Chapitre 2 – Renvois », ajoutez un Titre 2 dans le chapitre 3, puis mettez la table à jour. Remplacez-la par une table personnalisée à 1 seul niveau, format Moderne, sans points de suite.

Voir le corrigé

Références › Table automatique 1. Modifiez les titres, clic dans la table › Mettre à jour la table › Mettre à jour toute la table. Table des matières › Table personnalisée : Afficher les niveaux 1, Formats Moderne, Caractères de suite (aucun), OK › Remplacer.

Les index

L’index, en fin de document, liste par ordre alphabétique les termes importants avec leurs numéros de page. On marque d’abord les entrées dans le texte, puis Word génère l’index.

Marquer les entrées d’index? ×

Entrée :TOSA

Sous-entrée :score

Options

○ Renvoi : Voir certification◉ Page en cours○ Plage de pages › Signet : ch2_complet ▾

Format : ☑ Gras ☐ Italique

MarquerMarquer toutFermer

123

La certification TOSA{ XE « TOSA:score » \b } évalue…

C
certification, 4, 9
CPF, Voir compte personnel
N
notes de bas de page, 3-5
T
TOSA, 4
score, 125

1Entrée et sous-entrée
2Renvoi « Voir », page en cours ou plage de pages par signet
3Marquer (cette occurrence) ou Marquer tout (toutes les occurrences)
4Champ XE inséré dans le texte (visible avec ¶)
5Index généré sur deux colonnes

Capture 6. Boîte Marquer les entrées d’index (Alt + Maj + X) et l’index obtenu.

Marquer les entrées

Sélectionnez le mot, RéférencesIndexEntrée ou Alt + Maj + X.
Ajustez l’entrée (forme au singulier, majuscule voulue), ajoutez une sous-entrée si besoin.
Marquer tout pour indexer toutes les occurrences. La boîte reste ouverte : sélectionnez le mot suivant dans le texte, puis cliquez dans la boîte.

Insérer et mettre à jour l’index

Masquez les marques ¶ (les champs XE décalent la pagination), curseur en fin de document.
RéférencesIndexInsérer l’index : colonnes, numéros alignés à droite, format.
Après de nouveaux marquages : clic dans l’index, Mettre à jour l’index ou F9.

Astuce

Pour un gros document, préparez un fichier de concordance : un tableau de 2 colonnes (mot cherché | entrée d’index). Puis Insérer l’indexMarquage auto et choisissez ce fichier : Word marque tout en une fois.

Exercice 6 · Index du support

Maîtrise

Tapez dans votre document les mots TOSA, CPF, Qualiopi, note, renvoi (plusieurs fois chacun). Marquez-les tous, ajoutez « CPF : Voir compte personnel de formation », une entrée « chapitre 2 » couvrant la plage du signet ch2_complet. Insérez un index sur 2 colonnes.

Voir le corrigé

Alt+Maj+X sur chaque mot, Marquer tout. CPF : option Renvoi, tapez après « Voir ». Chapitre 2 : Plage de pages › Signet ch2_complet › Marquer. Masquez ¶, fin du document, Insérer l’index : Colonnes 2. Résultat « chapitre 2, 9-14 ».

Les sources

Word gère les citations et la bibliographie : on enregistre chaque source (livre, article, site web) une fois, on la cite dans le texte, et Word génère la bibliographie dans la norme choisie (APA, ISO 690, Chicago…).

❝Insérer une citation ▾

📚 Gérer les sourcesStyle : APA ▾📖 Bibliographie ▾

Citations et bibliographie

Créer une source? ×

Type de source :Livre ▾2

Auteur :Martin, ClaireModifier

Titre :Word pour les professionnels

Année :2025

Ville :Paris

Éditeur :Éditions Bureautique

Nom de balise :Mar253

☐ Afficher tous les champsOKAnnuler

Les styles sont la base d’un long document (Martin, 2025).

Bibliographie

Martin, C. (2025). Word pour les professionnels. Paris : Éditions Bureautique.

1RéférencesCitations et bibliographie
2Type de source : livre, article, site web, rapport…
3Nom de balise : identifiant de la source
4Citation dans le texte et bibliographie générée (style APA)

Capture 7. Création d’une source, citation et bibliographie.

Choisissez le Style (APA, ISO 690 – ordre numérique, Chicago…) avant de commencer.
Curseur après la phrase, Insérer une citationAjouter une nouvelle source, remplissez, OK. Pour une source déjà saisie, choisissez-la dans la liste.
En fin de document : BibliographieBibliographie (ou Références, Ouvrages cités).
Après ajout de citations : clic dans la bibliographie › Mettre à jour les citations et la bibliographie.

Bon à savoir

Gérer les sources affiche deux listes : la liste principale (toutes vos sources, réutilisables dans d’autres documents) et la liste actuelle (celles du document). Copiez de l’une à l’autre pour réutiliser vos références.

Exercice 7 · Bibliographie normée

Application

Créez trois sources (un livre, un article de magazine, un site web), citez chacune dans le texte, insérez la bibliographie, puis passez du style APA au style ISO 690 – Ordre numérique et observez le changement.

Voir le corrigé

Insérer une citation › Ajouter une nouvelle source, type Livre, puis Article dans un périodique, puis Site Web (URL et date d’accès). Bibliographie › Bibliographie. Style › ISO 690 – Ordre numérique : les citations deviennent [1], [2], [3] et la bibliographie se renumérote.

Les documents maîtres

Un document maître réunit plusieurs fichiers Word (les sous-documents) en un seul ensemble : chaque chapitre est rédigé dans son fichier, éventuellement par une personne différente, et le maître génère une pagination, une table des matières et un index communs.

FichierAccueilMode PlanInsertionRéférences

⇐ ← → ⇒Niveau 1 ▾Afficher le niveau : Tous ▾

Mode Plan

📑 Afficher le document⊟ Réduire les sous-documents＋ Créer⤓ InsérerDissocierFusionnerFractionner🔒 Verrouiller

Document maître

✕Fermer le mode Plan

Fermer

⊕ Rapport annuel 2026

📄

⊕ Chapitre 1 – Activité

Sous-document : C:\Rapport\Chapitre1.docx

📄🔒

⊕ Chapitre 2 – Qualité

Sous-document : C:\Rapport\Chapitre2.docx

Saut de section (continu)

1Groupe Document maître (cliquez d’abord sur Afficher le document)
2Sous-document encadré, lié à son fichier
3Cadenas : sous-document verrouillé (lecture seule)

Capture 8. AffichagePlan, groupe Document maître.

Créez un dossier dédié. Créez un document vierge qui sera le maître, enregistrez-le dans ce dossier.
AffichagePlan, puis Afficher le document pour voir le groupe Document maître.
Insérer : choisissez un fichier chapitre existant. Répétez pour chaque chapitre, dans l’ordre.
Ou tapez les titres en Titre 1, sélectionnez-les et cliquez sur Créer : Word crée un sous-document par titre à l’enregistrement.
Fermer le mode Plan, insérez la table des matières et l’index dans le maître.

Bouton	Rôle
Réduire / Développer les sous-documents	Affiche les chemins des fichiers ou leur contenu
Dissocier	Copie le contenu dans le maître et coupe le lien avec le fichier
Fusionner / Fractionner	Réunit deux sous-documents en un, ou en coupe un en deux
Verrouiller	Empêche la modification depuis le maître

Attention

La fonction est ancienne et sensible : ne renommez ni ne déplacez jamais les fichiers sous-documents dans l’Explorateur, travaillez sur un disque local et gardez une sauvegarde. Pour un document de moins de 300 pages, un fichier unique bien stylé avec le volet de navigation reste plus sûr. Pour seulement assembler des fichiers : InsertionObjetTexte d’un fichier.

Exercice 8 · Rapport en trois fichiers

Maîtrise

Dans un dossier « Rapport », créez Chapitre1.docx, Chapitre2.docx et Chapitre3.docx (un Titre 1 et du texte chacun). Créez Rapport_maitre.docx, insérez les trois sous-documents, ajoutez une table des matières, modifiez Chapitre2 depuis le maître, puis vérifiez que Chapitre2.docx a bien été modifié.

Voir le corrigé

Rapport_maitre : Affichage › Plan › Afficher le document › Insérer › Chapitre1.docx, puis 2 et 3. Fermer le mode Plan, Références › Table automatique 1. Modifiez le texte du chapitre 2 et enregistrez le maître : Word enregistre aussi Chapitre2.docx. Ouvrez-le seul pour contrôler.

Synthèse

L’essentiel du module

Action	Raccourci ou chemin
Note de bas de page / de fin	`Ctrl` + `Alt` + `F` / `Ctrl` + `Alt` + `D`
Renvoi	RéférencesRenvoi
Atteindre un signet	`F5`
Lien hypertexte	`Ctrl` + `K`
Table des matières	RéférencesTable des matières
Marquer une entrée d’index	`Alt` + `Maj` + `X`
Citation, bibliographie	RéférencesCitations et bibliographie
Document maître	AffichagePlanAfficher le document
Tout mettre à jour	`Ctrl` + `A` puis `F9`

Exercice 9 · Atelier : le mémoire de fin de formation

Maîtrise

Durée conseillée : 60 minutes. Produisez un mémoire de 20 pages environ :

Page de garde, sommaire automatique sur 2 niveaux, introduction, 3 chapitres, conclusion, bibliographie, index.
Au moins 4 notes de bas de page et 2 notes de fin.
3 renvois cliquables « voir chapitre X, page Y » et 1 renvoi vers une figure légendée.
Un lien « ↑ Retour au sommaire » à la fin de chaque chapitre.
5 sources (dont un site web) citées en style ISO 690.
Un index d’au moins 10 entrées, avec un renvoi « Voir » et une plage de pages.
Mise à jour finale de tous les champs, export PDF et vérification des liens.

Voir le corrigé

1 › partie 5 et module 4 (page de garde). 2 › partie 1. 3 › partie 2. 4 › parties 3 et 4. 5 › partie 7. 6 › partie 6. 7 › Ctrl+A, F9, mettre à jour toute la table, puis Fichier › Exporter › PDF.

Ordre conseillé : rédigez et stylez d’abord, posez notes, sources et entrées d’index pendant la rédaction, générez sommaire, bibliographie et index à la toute fin.

Passez à la suite avec un formateurFormation Word en présentiel ou à distance, éligible CPF avec certification TOSA. A3iformations, organisme certifié Qualiopi.

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