Une table regroupe toutes les données sur un seul sujet : les adhérents, les documents, les emprunts. Elle est organisée en colonnes (les champs) et en lignes (les enregistrements). Chaque table possède une clé primaire qui identifie chaque ligne de façon unique.

Dans la médiathèque, on évite un seul grand tableau où le nom de l’adhérent serait recopié à chaque emprunt. On crée trois tables reliées :

C’est la méthode rapide : on construit la table comme un tableau, en ajoutant les colonnes au fur et à mesure.

1. Onglet Créer > Table. Une table Table1 s’ouvre avec un champ N° de type NuméroAuto, déjà clé primaire.
2. Cliquez sur l’en-tête Cliquer pour ajouter et choisissez le type du champ : Texte court, Nombre, Date et heure, Oui/Non…
3. Saisissez le nom du champ directement dans l’en-tête, puis validez avec Entrée. La colonne suivante s’ouvre.
4. Pour renommer le champ N°, double-cliquez sur son en-tête.
5. Saisissez quelques enregistrements, puis Ctrl+S pour enregistrer la table et lui donner son nom.

C’est la méthode recommandée : on décrit chaque champ avant de saisir la moindre donnée, avec un contrôle complet des propriétés.

1. Onglet Créer > Création de table.
2. Pour chaque champ, saisissez le Nom du champ, choisissez le Type de données, et ajoutez si besoin une Description (elle s’affichera dans la barre d’état lors de la saisie).
3. Réglez les propriétés dans le volet du bas : taille, format, valeur par défaut, Null interdit…
4. Sélectionnez le champ identifiant, puis Création de table > Clé primaire.
5. Ctrl+S, nommez la table, puis basculez en Feuille de données pour saisir.

Les types de données

1. Fermez la table.
2. Si elle est reliée à d’autres tables, supprimez d’abord ses relations dans Outils de base de données > Relations.
3. Dans le volet de navigation, sélectionnez la table puis Suppr, et confirmez.

Supprimer des données sans supprimer la table

Pour vider une table tout en gardant sa structure : ouvrez-la, cliquez sur le coin supérieur gauche de la grille pour tout sélectionner, puis Suppr. Le prochain NuméroAuto ne repartira pas à 1, sauf après Fichier > Informations > Compacter et réparer la base de données.

Dupliquer une table, c’est en faire une copie dans la même base. Deux méthodes :

Le principe a été vu en séquence 2 pour tous les objets. Pour les tables, le collage propose trois options :

• Vers une autre base : copiez la table, ouvrez la base cible dans une seconde fenêtre Access, puis collez. Pour des transferts réguliers, préférez Données externes > Nouvelle source de données > À partir d’une base de données > Access.
• Vers Excel : sélectionnez des enregistrements en feuille de données, Ctrl+C, puis collez dans Excel. Les noms des champs viennent en en-têtes de colonnes.
• Depuis Excel : un tableau Excel collé dans le volet de navigation crée une nouvelle table. Access demande si la première ligne contient les en-têtes de colonnes.

Une relation relie deux tables par un champ commun : la clé primaire d’une table et la clé étrangère de l’autre. Elle permet de retrouver, par exemple, tous les emprunts d’un adhérent.

1. Fermez toutes les tables, puis Outils de base de données > Relations.
2. Si la fenêtre est vide, cliquez sur Ajouter des tables et ajoutez les tables à relier.
3. Faites glisser la clé primaire d’une table (NumAdherent de T_Adherents) sur la clé étrangère correspondante (NumAdherent de T_Emprunts).
4. Dans la boîte Modifier des relations, cochez Appliquer l’intégrité référentielle puis cliquez sur Créer.
5. Enregistrez la mise en page avec Ctrl+S et fermez la fenêtre.

L’intégrité référentielle

Cochée, elle garantit la cohérence des données liées :

• impossible de saisir un emprunt pour un adhérent qui n’existe pas ;
• impossible de supprimer un adhérent qui a encore des emprunts ;
• impossible de modifier le numéro d’un adhérent qui a des emprunts.

Modifier ou supprimer une relation

• Modifier : double-cliquez sur le trait de la relation.
• Supprimer : cliquez sur le trait pour le sélectionner (il s’épaissit) puis Suppr.
• Voir toutes les relations : bouton Toutes les relations ; Effacer la disposition retire les tables de la fenêtre sans supprimer les relations.

Dès qu’une relation existe, un petit + apparaît au début de chaque ligne de la table du côté « 1 ». Il déplie une sous-feuille de données qui montre les enregistrements liés.

1. Ouvrez la fenêtre Outils de base de données > Relations et cliquez sur Toutes les relations.
2. Disposez les tables pour que les traits ne se croisent pas : cela rendra le schéma lisible.
3. Onglet Création de relations > Rapport de relations. Access génère un état en aperçu avant impression.
4. Réglez l’orientation (souvent Paysage), puis Imprimer ou PDF ou XPS.
5. À la fermeture, Access propose d’enregistrer l’état. Enregistrez-le sous E_Relations pour le réimprimer plus tard.

Les exercices complètent la base Mediatheque.accdb des séquences 1 et 2, qui contient déjà T_Adherents.