A3Iformations
Access InitiationTOSA AccessSéquence 4
Séquence 4 · Microsoft Access 365
Les champs
Un champ bien réglé, c’est une saisie rapide et des données fiables. Cette séquence apprend à organiser les champs d’une table, puis à contrôler ce que l’on y tape : masques de saisie, champs obligatoires, règles de validation, listes de choix, clés primaires et étrangères.
Durée indicative : 3 h 30 · Prérequis : séquence 3, les tables
Définition d’un champ
Un champ est une colonne de la table. Il contient une seule information, toujours du même type, pour chaque enregistrement. Il est défini par trois éléments :
| Élément | Rôle | Exemple |
|---|---|---|
| Nom | Identifie le champ dans la table, les requêtes et les formulaires (64 caractères maximum) | CodePostal |
| Type de données | Détermine ce que le champ accepte et comment il est stocké | Texte court |
| Propriétés | Affinent le comportement : taille, format, valeur par défaut, contrôles de saisie | Taille 5, masque 00000 |
AstuceUn champ = une information. « Nom et prénom » dans un seul champ empêche de trier par nom ; « Adresse complète » empêche de filtrer par ville. Découpez dès la conception.
AttentionÉvitez dans les noms de champs les espaces, les accents, le point, le point d’exclamation et les crochets. Ces caractères compliquent les requêtes et sont parfois refusés. Écrivez DateNaissance, pas Date de naissance, et mettez l’intitulé lisible dans la propriété Légende.
Les types de champs
La séquence 3 a présenté tous les types de données. Ici, on se concentre sur les choix qui posent problème en formation.
Texte ou Nombre ?
Une valeur va dans un champ Nombre seulement si l’on fait des calculs avec. Téléphone, code postal, numéro de sécurité sociale, SIRET : Texte court, sinon les zéros en tête disparaissent.
Les tailles d’un champ Nombre
| Taille du champ | Valeurs acceptées | Décimales | Usage |
|---|---|---|---|
| Octet | 0 à 255 | Non | Note sur 20, nombre d’exemplaires |
| Entier | −32 768 à 32 767 | Non | Nombre de pages |
| Entier long | ±2,1 milliards | Non | Par défaut ; obligatoire pour une clé étrangère liée à un NuméroAuto |
| Réel simple | 7 chiffres significatifs | Oui | Mesures |
| Réel double | 15 chiffres significatifs | Oui | Calculs scientifiques |
| Décimal | Précision et échelle réglables | Oui | Valeurs exactes avec décimales fixes |
Formats d’affichage courants
| Type | Propriété Format | Affichage |
|---|---|---|
| Date et heure | Date, abrégé / Date, complet | 12/10/2026 / lundi 12 octobre 2026 |
| Nombre, Monétaire | Euro / Pourcentage / Fixe | 1 250,00 € / 15,00 % / 1250,00 |
| Oui/Non | Oui/Non, Vrai/Faux, Actif/Inactif | Case à cocher par défaut |
| Texte | > ou < | Tout en majuscules ou en minuscules |
Bon à savoirLe Format change uniquement l’affichage : la valeur stockée reste la même. Pour contrôler ce que l’on saisit, il faut un masque de saisie ou une règle de validation (notions 7 et 11).
AttentionChanger le type d’un champ déjà rempli peut détruire des données : passer de Texte à Nombre efface les valeurs non numériques, réduire la taille d’un texte tronque les valeurs trop longues. Access prévient : dupliquez la table avant (séquence 3).
Déplacer un champ
| Où | Comment | Effet |
|---|---|---|
| Mode Création | Cliquez sur le sélecteur de ligne (carré gris à gauche) pour sélectionner le champ, relâchez, puis faites glisser ce sélecteur à la nouvelle position. Un trait noir indique l’emplacement. | Change l’ordre réel des champs dans la table. Enregistrez avec Ctrl+S. |
| Feuille de données | Cliquez sur l’en-tête de colonne, relâchez, puis faites glisser l’en-tête. | Change uniquement l’ordre d’affichage de la feuille. Le mode Création n’est pas modifié. |
AstucePlacez la clé primaire en premier, puis les champs dans l’ordre où on les saisit sur un document papier. Les formulaires créés automatiquement reprendront cet ordre.
Bon à savoirDéplacer un champ ne casse ni les requêtes, ni les relations, ni les formulaires : ils utilisent le nom du champ, pas sa position.
Copier, couper et coller un champ
En mode Création, copier un champ duplique sa définition : type et toutes ses propriétés. Pratique pour créer TelFixe et TelPortable avec le même masque.
- Sélectionnez le champ par son sélecteur de ligne, puis Ctrl+C.
- Sélectionnez la ligne où insérer le champ et cliquez sur Création de table > Insérer des lignes (ou placez-vous sur la première ligne vide).
- Ctrl+V, puis renommez immédiatement le champ collé : deux champs ne peuvent pas porter le même nom.
- Ctrl+S.
Le collage fonctionne aussi d’une table à l’autre : copiez le champ dans la table A, ouvrez la table B en mode Création et collez.
AttentionSeule la définition est copiée, jamais les données. Et Couper un champ supprime sa colonne et toutes ses valeurs dès l’enregistrement. Pour changer un champ de place, utilisez plutôt le glisser-déposer (notion 3).
Supprimer un champ
| Où | Comment |
|---|---|
| Mode Création | Sélecteur de ligne, puis Suppr ou Création de table > Supprimer des lignes |
| Feuille de données | Clic droit sur l’en-tête de colonne > Supprimer le champ, ou onglet Champs > Supprimer |
AttentionToutes les valeurs du champ sont supprimées définitivement. Si le champ sert dans une relation, Access refuse : supprimez d’abord la relation. S’il sert de clé primaire, Access demande de supprimer d’abord la clé.
AstuceAvant de supprimer, clic droit sur la table dans le volet > Dépendances de l’objet : vous voyez les requêtes et formulaires qui risquent d’utiliser ce champ.
Modifier la valeur d’un champ
En mode Feuille de données, cliquez dans la cellule et tapez : la nouvelle valeur est enregistrée dès que vous quittez la ligne. Pour aller plus vite :
| Besoin | Méthode |
|---|---|
| Remplacer tout le contenu de la cellule | Arrivez dans la cellule avec Tab (le contenu est sélectionné) puis tapez |
| Modifier une partie du contenu | F2 place le curseur à la fin du texte |
| Recopier la valeur de la ligne du dessus | Ctrl+' |
| Remettre la valeur par défaut | Ctrl+Alt+Espace |
| Insérer la date ou l’heure du jour | Ctrl+; / Ctrl+: |
| Corriger la même valeur sur plusieurs lignes | Accueil > Remplacer (Ctrl+H) |
| Annuler la saisie en cours | Échap |
Rechercher et remplacer
- Cliquez dans la colonne à corriger, par exemple Ville.
- Ctrl+H. Saisissez St-Pol dans Rechercher et Saint-Pol-sur-Ternoise dans Remplacer par.
- Rechercher dans : Champ actif. Où : Champ entier.
- Cliquez sur Remplacer tout et confirmez.
AttentionLe remplacement est immédiat et ne peut pas être annulé. Avec Où : N’importe où dans le champ, remplacer « St » toucherait aussi « Stéphane ». Préférez Champ entier, ou cliquez sur Suivant puis Remplacer au cas par cas.
Bon à savoirPour modifier des milliers de valeurs selon une règle (augmenter tous les tarifs de 5 %), on utilise une requête Mise à jour, vue dans la séquence sur les requêtes.
Les règles de validation
Une règle de validation refuse les saisies qui ne respectent pas une condition. Elle se règle dans deux propriétés qui vont toujours ensemble : Valide si (la condition) et Message si erreur (le texte affiché en cas de refus).
T_Documents
| Nom du champ | Type de données | Description (facultatif) | |
|---|---|---|---|
| 🔑 | NumDocument | NuméroAuto | |
| Titre | Texte court | ||
| ▸ | NbPages | Nombre | Nombre de pages du document |
| DateAchat | Date et heure |
GénéralListe de choix
Taille du champEntier
Format
Valeur par défaut
Valide siEntre 1 Et 5000
Message si erreurLe nombre de pages doit être compris entre 1 et 5 000.
Null interditNon
Une expression qui limite les valeurs pouvant être entrées dans le champ. Appuyez sur F1 pour obtenir de l’aide.
Exemples de règles
| Champ | Valide si | Signification |
|---|---|---|
| Prix | >=0 | Positif ou nul |
| NbPages | Entre 1 Et 5000 | Compris dans un intervalle |
| DateNaissance | <Date() | Antérieure à aujourd’hui |
| DateAchat | >=#01/01/2000# Et <=Date() | Entre le 1er janvier 2000 et aujourd’hui |
| Type | "Livre" Ou "DVD" Ou "CD" | Une valeur parmi une liste |
Comme "*@*.*" | Contient un @ suivi d’un point | |
| CodeAgence | Pas "000" | Différent d’une valeur |
La règle de validation de la table
Pour comparer deux champs entre eux, la règle se place au niveau de la table : en mode Création, Création de table > Feuille de propriétés, puis propriété Valide si de la table :
[DateRetour]>=[DateEmprunt] Ou [DateRetour] Est Null
Elle est vérifiée quand on quitte l’enregistrement, pas à chaque champ.
AstuceCliquez sur les … à droite de la propriété Valide si pour ouvrir le Générateur d’expression : il propose les fonctions et les noms de champs sans faute de frappe.
AttentionQuand vous ajoutez une règle à une table déjà remplie, Access propose de tester les données existantes. Acceptez : il vous signalera les lignes qui violent la nouvelle règle. Sans Message si erreur, l’utilisateur reçoit un message technique incompréhensible.
Définir une clé primaire
La clé primaire identifie chaque enregistrement de façon unique. Ses valeurs sont obligatoires et sans doublon. Access l’indexe automatiquement, ce qui accélère les recherches.
- Ouvrez la table en mode Création.
- Sélectionnez le champ par son sélecteur de ligne.
- Création de table > Clé primaire. Une petite clé 🔑 apparaît. Le même bouton retire la clé.
| Type de clé | Quand | Exemple |
|---|---|---|
| NuméroAuto | Cas général : Access génère le numéro, aucun risque de doublon | NumAdherent |
| Clé naturelle | Un code unique existe déjà et ne change jamais | ISBN d’un livre, code article |
| Clé composée | C’est la combinaison de plusieurs champs qui est unique | NumAdherent + NumDocument + DateEmprunt |
Pour une clé composée, sélectionnez le premier champ, maintenez Ctrl et cliquez sur les sélecteurs des autres champs, puis cliquez sur Clé primaire.
AttentionSi la table contient déjà des doublons ou des valeurs vides dans le champ choisi, Access refuse de créer la clé. Corrigez les données d’abord. Évitez les noms de personnes comme clé : deux adhérents peuvent s’appeler Dupont.
Bon à savoirEn enregistrant une table sans clé primaire, Access propose d’en créer une. En acceptant, il ajoute un champ N° de type NuméroAuto.
La clé étrangère
Une clé étrangère est un champ qui contient la valeur de la clé primaire d’une autre table. C’est elle qui matérialise la relation : dans T_Emprunts, le champ NumAdherent dit à qui appartient l’emprunt.
| Clé primaire | Clé étrangère | |
|---|---|---|
| Où | Table côté « 1 » (T_Adherents) | Table côté « plusieurs » (T_Emprunts) |
| Doublons | Interdits | Autorisés : un adhérent a plusieurs emprunts |
| Type | NuméroAuto | Nombre, Entier long |
| Indexé | Oui – Sans doublons | Oui – Avec doublons (recommandé) |
| Null interdit | Toujours | Oui, si chaque emprunt doit avoir un adhérent |
AstuceTransformez la clé étrangère en liste de choix basée sur la table liée (notion 10) : au lieu de taper le numéro 2, l’utilisateur choisit « Dumont Karim » dans une liste.
AttentionPensez à vider la Valeur par défaut de la clé étrangère. Access y met souvent 0, ce qui crée une erreur d’intégrité référentielle dès qu’on oublie de saisir l’adhérent.
Créer une liste de choix
Une liste de choix transforme le champ en liste déroulante. Elle se crée avec l’Assistant Liste de choix : en mode Création, choisissez Assistant Liste de choix… dans la colonne Type de données.
Assistant Liste de choix✕
Cet Assistant crée un champ Liste de choix qui affiche une liste de valeurs parmi lesquelles vous choisissez. Comment voulez-vous que votre champ Liste de choix obtienne ses valeurs ?
Annuler< PrécédentSuivant >
Liste à valeurs saisies : le champ Type
- Choisissez Je taperai les valeurs souhaitées, puis Suivant.
- Saisissez une valeur par ligne : Livre, DVD, CD, Revue. Suivant.
- Cochez Limiter à la liste pour interdire les autres valeurs, puis Terminer.
Liste issue d’une table : la clé étrangère NumAdherent
- Dans T_Emprunts, sur NumAdherent, lancez l’assistant et choisissez extraire les valeurs d’une autre table.
- Sélectionnez T_Adherents, puis les champs NumAdherent, Nom et Prénom.
- Choisissez un tri par Nom, puis Prénom.
- Laissez cochée Colonne clé cachée : l’utilisateur voit le nom, Access stocke le numéro.
- Cochez Activer l’intégrité des données si la relation n’existe pas encore, puis Terminer et enregistrez.
| Propriété (onglet Liste de choix) | Rôle |
|---|---|
| Contenu | La source de la liste : requête SQL ou liste de valeurs |
| Colonne liée | La colonne dont la valeur est stockée (souvent la 1re, le numéro) |
| Largeurs colonnes | 0cm;3cm;3cm : la largeur 0 cache le numéro |
| Limiter à liste | Oui : refuse toute valeur absente de la liste |
| Autoriser plusieurs valeurs | Plusieurs choix cochés dans une même cellule |
AttentionLes listes à valeurs multiples ne sont pas reconnues par le format .mdb ni par la plupart des autres logiciels (séquence 2). Pour plusieurs valeurs par enregistrement, une table de jonction reste la bonne pratique.
Propriétés particulières : masque de saisie, obligatoire et validité
Le masque de saisie
Le masque guide la saisie caractère par caractère et refuse les caractères non prévus. Cliquez sur les … de la propriété Masque de saisie pour lancer l’assistant, ou écrivez-le directement.
| Caractère | Signification | Caractère | Signification |
|---|---|---|---|
0 | Chiffre obligatoire | 9 | Chiffre facultatif |
L | Lettre obligatoire | ? | Lettre facultative |
A | Lettre ou chiffre obligatoire | a | Lettre ou chiffre facultatif |
> | Convertit en majuscules ce qui suit | < | Convertit en minuscules ce qui suit |
\ | Affiche le caractère suivant tel quel | "…" | Affiche le texte entre guillemets |
| Champ | Masque | Saisie obtenue |
|---|---|---|
| CodePostal | 00000;;_ | 62390 |
| Téléphone | 00\ 00\ 00\ 00\ 00;0;_ | 03 61 52 12 16 |
| Nom | >L<?????????????? | Dupont (majuscule initiale) |
| Immatriculation | >LL\-000\-LL;0;_ | AB-123-CD |
| Code adhérent | "ADH-"0000;0;_ | ADH-0042 |
| Mot de passe | Mot de passe | •••••• |
Bon à savoirLe masque a trois parties séparées par des points-virgules : le masque lui-même ;
0 pour stocker aussi les espaces et tirets affichés, rien pour stocker les seuls caractères saisis ; le caractère qui marque les emplacements à remplir (souvent _).Rendre un champ obligatoire
| Propriété | Valeur | Effet |
|---|---|---|
| Null interdit | Oui | Le champ doit être rempli avant de quitter l’enregistrement |
| Chaîne vide autorisée | Non | Interdit de « remplir » un champ texte avec "" pour contourner l’obligation |
| Indexé | Oui – Sans doublons | Interdit deux fois la même valeur (ex. un email par adhérent) |
| Valeur par défaut | Date(), "Hesdin", Oui | Pré-remplit le champ sur chaque nouvel enregistrement |
La validité
La validité, ce sont les propriétés Valide si et Message si erreur vues en notion 7. Les trois contrôles se complètent :
Microsoft Access✕
!Le nombre de pages doit être compris entre 1 et 5 000.
OKAide
| Contrôle | Question posée | Moment du contrôle |
|---|---|---|
| Masque de saisie | La saisie a-t-elle la bonne forme ? | Pendant la frappe |
| Null interdit | Le champ est-il rempli ? | En quittant l’enregistrement |
| Valide si | La valeur respecte-t-elle la règle ? | En quittant le champ |
AstuceLes propriétés définies dans la table sont reprises automatiquement par les formulaires créés ensuite. Réglez-les une fois dans la table, pas dans chaque formulaire.
Raccourcis de la séquence
Grille ⇄ propriétés du champF6
Ouvrir le Générateur / l’assistantCtrl+F2
Insérer une ligne (mode Création)Inser
Copier / coller un champCtrl+C / V
Modifier le contenu de la celluleF2
Valeur de la ligne précédenteCtrl+'
Valeur par défautCtrl+Alt+Espace
Date / heure du jourCtrl+; / :
Rechercher / remplacerCtrl+F / H
Ouvrir une liste déroulanteAlt+↓
Exercices
Les exercices s’appliquent à la base Mediatheque.accdb complétée en séquence 3 (tables T_Adherents, T_Documents, T_Emprunts reliées).
Organiser les champs de T_Adherents
25 min- En mode Création, ajoutez les champs Adresse, CodePostal, Telephone (Texte court) et Email (Lien hypertexte).
- Déplacez CodePostal juste avant Ville.
- Copiez le champ Telephone et collez-le sous le nom TelPortable.
- Donnez une légende lisible à DateInscription et CodePostal.
- En feuille de données, remplacez toutes les villes St-Pol par Saint-Pol-sur-Ternoise.
Voir le corrigé
- Taper les noms sur les lignes vides, choisir les types, Ctrl+S. Le type Lien hypertexte rend l’adresse cliquable.
- Clic sur le sélecteur de CodePostal, relâcher, puis glisser le sélecteur au-dessus de Ville.
- Sélecteur de Telephone, Ctrl+C, clic sur la première ligne vide, Ctrl+V, renommer en TelPortable.
- Propriété Légende : Date d’inscription, Code postal.
- Clic dans la colonne Ville, Ctrl+H, Où : Champ entier, Remplacer tout.
Fiabiliser la saisie
40 min- CodePostal : masque
00000;;_, obligatoire. - Telephone et TelPortable : masque à 5 groupes de 2 chiffres.
- Nom : obligatoire, chaîne vide interdite, format
>. - DateInscription : valeur par défaut la date du jour, impossible dans le futur, avec un message d’erreur adapté.
- Email : sans doublons.
- Testez chaque règle en saisissant volontairement des valeurs fausses.
Voir le corrigé
- Masque de saisie
00000;;_, Null interdit : Oui. - Masque
00\ 00\ 00\ 00\ 00;0;_; copier la propriété de l’un à l’autre. - Null interdit : Oui, Chaîne vide autorisée : Non, Format :
>. - Valeur par défaut
Date(), Valide si<=Date(), Message si erreur : « La date d’inscription ne peut pas être dans le futur. » - Indexé : Oui – Sans doublons. Access refuse d’enregistrer si deux adhérents ont déjà le même email.
- Lettre dans le code postal : refusée par le masque ; date de 2030 : message personnalisé ; nom vide : message de champ obligatoire.
Listes de choix et règles de table
40 min- Dans T_Documents, transformez Type en liste à valeurs saisies (Livre, DVD, CD, Revue), limitée à la liste.
- Ajoutez NbPages (Nombre, Entier) avec une règle 1 à 5 000 et un message.
- Dans T_Emprunts, transformez NumAdherent en liste de choix affichant Nom et Prénom triés, numéro caché. Faites de même pour NumDocument avec le Titre.
- Videz la valeur par défaut des deux clés étrangères et rendez-les obligatoires.
- Ajoutez une règle de table : la date de retour, si elle est saisie, ne peut pas précéder la date d’emprunt.
- Saisissez un emprunt complet en n’utilisant que les listes.
Voir le corrigé
- Type de données > Assistant Liste de choix > Je taperai les valeurs > 4 valeurs > cocher Limiter à la liste > Terminer.
- Valide si
Entre 1 Et 5000, Message si erreur explicite. - Assistant > extraire d’une autre table > T_Adherents > NumAdherent, Nom, Prénom > tri Nom puis Prénom > Colonne clé cachée cochée. Comme la relation existe déjà, Access la conserve.
- Valeur par défaut : effacer le 0 ; Null interdit : Oui.
- Feuille de propriétés de la table, Valide si :
[DateRetour]>=[DateEmprunt] Ou [DateRetour] Est Null, avec un Message si erreur. - La cellule NumAdherent affiche « DUMONT Karim » mais stocke 2.