Outlook : le calendrier

1. Créer, déplacer, copier et supprimer un rendez-vous

Cliquez sur Accueil > Nouveau rendez-vous, ou double-cliquez sur un créneau du calendrier. Pour déplacer un rendez-vous, glissez-le vers une autre date. Pour le copier, maintenez Ctrl pendant le glisser-déposer. Pour le supprimer, sélectionnez-le puis appuyez sur Suppr.

2. Créer une réunion et un rendez-vous

Un rendez-vous ne concerne que vous. Une réunion invite d’autres personnes : elle apparaît alors avec la mention Inviter des participants. Dans la fenêtre, l’onglet Rendez-vous ou Réunion regroupe les options correspondantes.

3. Planifier une réunion en invitant des participants

Dans l’onglet Réunion, cliquez sur Invités, saisissez les adresses dans le champ À, puis envoyez l’invitation. Le planificateur affiche la disponibilité de chaque participant pour choisir un créneau libre.

4. Le planificateur

Le planificateur présente l’agenda de chaque invité sur une même grille horaire. Les zones libres apparaissent en blanc, les zones occupées en couleur. Cliquez sur un créneau libre pour le proposer.

5. Réception et réponse à une invitation

L’invitation arrive dans la boîte de réception. Choisissez Accepter, Provisoire ou Refuser. Vous pouvez ajouter un commentaire, ou proposer une autre heure.

6. Options d’affichage : Occupé, Provisoire, Absent

7. Modifier les éléments du calendrier

Ouvrez le rendez-vous ou la réunion par un double-clic. Modifiez la date, l’heure, le lieu ou les participants, puis enregistrez. Si vous êtes organisateur, les invités reçoivent une mise à jour.

8. Créer un rendez-vous périodique

Dans la fenêtre du rendez-vous, cliquez sur Récurrence. Choisissez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle) et la plage : date de début et de fin, ou nombre d’occurrences.

9. Créer et gérer des séries de réunions

Une série de réunions fonctionne comme un rendez-vous périodique, mais avec des invités. Gérez-la depuis l’une de ses occurrences : vous pouvez annuler une date précise sans supprimer toute la série.

10. Intégrer des tâches dans le calendrier

Faites glisser une tâche depuis le dossier Tâches vers une date du calendrier : elle devient un rendez-vous de travail. Vous pouvez aussi l’afficher dans la vue Tâches à venir, sous le calendrier.

11. Afficher uniquement le jour ou la semaine de travail

Dans l’onglet Affichage, groupe Disposition, choisissez Jours ouvrés ou Semaine de travail pour masquer les week-ends.

12. Choisir les heures de travail par défaut

Chemin : Fichier > Options > Calendrier. Dans Heures de travail, définissez les jours, l’heure de début et l’heure de fin. Ces heures apparaissent en surbrillance dans l’agenda.

13. Afficher les numéros de semaine

Chemin : Fichier > Options > Calendrier, puis cochez Afficher les numéros de semaine dans la section Affichage du calendrier.

14. Affichage avancé et impression

L’affichage avancé permet de voir plusieurs calendriers côte à côte. Pour imprimer, choisissez Fichier > Imprimer et sélectionnez le modèle : jour, semaine, mois ou liste.

15. Partager son calendrier

Clic droit sur le calendrier dans le volet de navigation, puis Partager > Partager le calendrier. Saisissez le destinataire et choisissez son niveau d’accès : lecture seule ou modification.