Outlook : la boîte de réception
Envoyer, lire, classer et filtrer ses messages.
Objectifs de la séquence
- Savoir envoyer et répondre à un message, avec les champs CC et CCI.
- Savoir mettre en forme un message et insérer des éléments.
- Savoir classer, filtrer et archiver ses messages.
- Savoir supprimer, déplacer, imprimer et enregistrer des messages.
1. Envoi et réception de messages
Outlook télécharge les nouveaux messages automatiquement. L’onglet Envoi et réception permet de forcer la mise à jour ou de choisir les dossiers à synchroniser.
2. Affichage et tri des messages
Dans l’onglet Affichage, le groupe Disposition permet de trier la liste (date, expéditeur, objet) et de regrouper les messages par conversation.
3. Classement et archivage
Pour ranger un message, glissez-le dans un dossier ou utilisez Déplacer. L’archivage range le message dans le dossier Archives, sans le supprimer.
4. Créer un message
Cliquez sur Accueil > Nouveau courriel, saisissez le destinataire, l’objet, puis le texte. Vérifiez la ligne Objet avant l’envoi.
5. Insérer un élément dans un message
L’onglet Insertion permet d’ajouter une pièce jointe, une image, un lien, une signature ou un élément Outlook (un autre message, un contact, un rendez-vous).
6. Mise en forme du message
Le groupe Mise en forme du texte (onglet Format du texte) permet de modifier la police, la taille, la couleur, les listes et l’alignement.
7. Vérifier l’orthographe
Onglet Révision, puis Orthographe et grammaire, ou F7. Outlook propose des corrections et permet d’ignorer ou d’ajouter un mot au dictionnaire.
8. Lire les messages
Sélectionnez un message pour l’afficher dans le volet de lecture. Double-cliquez dessus pour l’ouvrir dans sa propre fenêtre.
9. Répondre à un message
Utilisez Répondre, Répondre à tous ou Transférer dans le groupe Répondre de l’onglet Accueil.
10. Utiliser les champs CC et CCI
- À : destinataire principal, qui doit agir.
- CC : copie visible par tous les destinataires.
- CCI : copie masquée, invisible pour les autres destinataires.
11. Transfert et renvoi d’un message
Transférer envoie le message à de nouveaux destinataires, avec le contenu original. Renvoyer (dans les options) remet le message à l’identique, sans ajout.
12. Supprimer, déplacer et marquer un message
La touche Suppr envoie le message dans Éléments supprimés. Pour le marquer comme lu ou non lu, utilisez le clic droit sur le message.
13. Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement
Une règle agit sur les messages entrants : par exemple, déplacer dans un dossier tous les messages dont l’expéditeur est un client. Chemin : Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.
14. Filtrer les messages
La zone de recherche ou la barre Filtrer (onglet Affichage) affiche uniquement les messages non lus, avec pièce jointe, marqués, etc.
15. Imprimer les messages
Sélectionnez le message puis Fichier > Imprimer, ou Ctrl + P. Vérifiez l’aperçu avant de lancer l’impression.
16. Enregistrer les messages
Pour conserver un message hors d’Outlook, utilisez Fichier > Enregistrer sous : il est enregistré au format .msg ou .html.
17. Ajouter un indicateur à un message
L’indicateur (drapeau) rappelle qu’un message demande une action. Cliquez sur le drapeau à droite du message, ou choisissez une date d’échéance.
18. Suppression des messages et vidage de la corbeille
Les messages de Éléments supprimés restent récupérables. Clic droit sur le dossier, puis Vider le dossier pour les supprimer définitivement.
19. Les catégories
Une catégorie est une étiquette colorée qui permet de regrouper des messages par thème (client, urgent, projet). Clic droit sur un message, puis Catégoriser.
Exercice
- Envoyez un message à deux destinataires, l’un en CC et l’autre en CCI.
- Répondez à un message en utilisant Ctrl + R.
- Créez une règle qui déplace les messages d’un expéditeur dans un dossier « Clients ».
- Marquez un message avec un indicateur, puis classez-le dans la catégorie « Urgent ».