A3Iformations
Access InitiationTOSA AccessSéquence 1
Séquence 1 · Microsoft Access 365
Interface et environnement
Prendre en main la fenêtre d’Access avant de créer sa première table : démarrer, se repérer dans le ruban et le volet de navigation, changer d’affichage, corriger une erreur et imprimer proprement.
Durée indicative : 2 h · Prérequis : utilisation courante de Windows
La fenêtre d’Access en un coup d’œil
Une base Access ouverte se compose toujours des mêmes zones. Les repères numérotés correspondent aux notions détaillées plus bas.
Mediatheque : Base de données – C:\Formation\Mediatheque.accdb
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Presse-papiers ↘
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AdherentsFiche adhérent
| N° adhérent | Nom | Prénom | Ville | Inscription | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lefebvre | Claire | Hesdin | 04/09/2026 | |
| ▸ | 2 | Dumont | Karim | Frévent | 11/09/2026 |
| 3 | Bernard | Lucie | Doullens | 18/09/2026 | |
| 4 | Petit | Hugo | Saint-Pol | 02/10/2026 | |
| * | (Nouveau) |
Enr : |◂ ◂ 2 sur 4 ▸ ▸| ▸* Aucun filtre Rechercher
Mode Feuille de données
- ABarre d’outils Accès rapide
- BOnglet Fichier (mode Backstage)
- CZone Rechercher Alt+Q
- DOnglets contextuels Champs / Table
- ERuban : onglets, groupes, lanceurs
- FVolet de navigation F11
- GObjet ouvert dans un onglet de document
- HBoutons de déplacement entre enregistrements
- IBarre d’état et boutons d’affichage
Lancer et quitter Access
Access ne fonctionne pas comme Word ou Excel : un fichier .accdb contient toute la base (tables, requêtes, formulaires, états). C’est pourquoi Access vous demande le nom et l’emplacement du fichier avant même de créer la base.
Pas à pas : créer une base vide
- Cliquez sur Démarrer, tapez Access puis validez avec Entrée.
- L’écran d’accueil (mode Backstage) s’affiche. Cliquez sur Base de données vide.
- Dans la zone Nom de fichier, saisissez Mediatheque. Cliquez sur l’icône dossier pour choisir l’emplacement.
- Cliquez sur Créer. Access ouvre une table vide nommée Table1 en mode Feuille de données.
Access— ☐ ✕
⌂ AccueilNouveauOuvrirCompteCommentairesOptions
Nouveau
Base de données vide
Modèle de base Contacts
Modèle Gestion des tâches
Base de données vide
Nom de fichier
Mediatheque.accdb
C:\Formation\
Créer
AttentionÀ l’ouverture d’une base téléchargée ou reçue par mail, une barre jaune Avertissement de sécurité peut apparaître. Tant que vous ne cliquez pas sur Activer le contenu, les macros et certaines requêtes restent bloquées. Ne l’activez que si la source est fiable.
Quitter proprement
Fichier > Fermer ferme la base mais laisse Access ouvert. La croix en haut à droite (ou Alt+F4) ferme la base et quitte Access.
Bon à savoirAccess enregistre automatiquement les données dès que vous quittez un enregistrement. Ctrl+S sert à enregistrer la structure d’un objet (une table modifiée en mode Création, un formulaire…). À la fermeture, Access vous demande de nommer chaque nouvel objet non enregistré.
Le ruban
Le ruban regroupe les commandes par onglets, eux-mêmes découpés en groupes. Une petite flèche en bas à droite d’un groupe (le lanceur) ouvre une boîte de dialogue avec plus d’options. Cliquez sur les onglets ci-dessous pour explorer leur contenu.
| Onglet | À quoi il sert |
|---|---|
| Fichier | Mode Backstage : ouvrir, créer, enregistrer sous, compacter et réparer, imprimer, options |
| Accueil | Affichages, presse-papiers, tri et filtre, gestion des enregistrements, mise en forme du texte |
| Créer | Nouveaux objets : tables, requêtes, formulaires, états, macros |
| Données externes | Importer ou lier (Excel, texte, autre base) et exporter (Excel, PDF, Word) |
| Outils de base de données | Relations, compactage, analyse, dépendances d’objets |
| Onglets contextuels | Apparaissent selon l’objet actif (ex. Champs et Table quand une table est ouverte en feuille de données) |
AstuceCtrl+F1 réduit ou affiche le ruban. Appuyez sur Alt pour faire apparaître les lettres d’accès rapide de chaque onglet et commande.
La barre d’outils Accès rapide reste visible quel que soit l’onglet. Clic droit sur n’importe quelle commande du ruban > Ajouter à la barre d’outils Accès rapide pour y placer vos commandes favorites.
Annuler et rétablir les opérations
Les raccourcis sont les mêmes que dans les autres applications Office : Ctrl+Z pour annuler, Ctrl+Y pour rétablir. Mais Access écrit directement dans le fichier, ce qui limite fortement l’annulation.
| Situation | Peut-on revenir en arrière ? |
|---|---|
| Saisie en cours dans un champ | Oui : Échap une fois annule la saisie du champ |
| Plusieurs champs modifiés, toujours sur la même ligne (crayon ✎ visible) | Oui : Échap deux fois annule toute la ligne |
| Enregistrement validé (vous avez changé de ligne) | Seulement le dernier enregistrement modifié, avec Ctrl+Z |
| Suppression d’un enregistrement | Non. Access demande une confirmation, puis la suppression est définitive |
| Modification de structure en mode Création | Oui tant que l’objet n’est pas enregistré, sinon non |
AttentionIl n’y a pas d’historique d’annulation sur plusieurs actions comme dans Word. Avant une manipulation risquée (suppression en masse, requête de mise à jour), faites une copie de la base : Fichier > Enregistrer sous > Sauvegarder la base de données.
Bon à savoirLe petit crayon ✎ à gauche de la ligne indique que l’enregistrement est en cours de modification et pas encore écrit dans la base.
Zoom et modes d’affichage
Chaque objet Access s’ouvre dans plusieurs modes d’affichage. On passe de l’un à l’autre avec le bouton Affichage (onglet Accueil, à gauche) ou les petites icônes à droite de la barre d’état.
| Objet | Mode pour consulter / saisir | Mode pour concevoir |
|---|---|---|
| Table | Feuille de données | Création |
| Requête | Feuille de données (résultat) | Création, SQL |
| Formulaire | Formulaire | Page, Création |
| État | État, Aperçu avant impression | Page, Création |
Agrandir ce que l’on lit
- Maj+F2 ouvre la fenêtre Zoom sur le champ actif : pratique pour lire ou saisir un texte long.
- En feuille de données, changez la taille des caractères via Accueil > Mise en forme du texte.
- Double-cliquez sur la bordure droite d’un en-tête de colonne pour l’ajuster à son contenu.
- En aperçu avant impression, le curseur de zoom de la barre d’état et le groupe Zoom permettent d’afficher une ou plusieurs pages.
AstuceVous préférez des fenêtres flottantes plutôt que des onglets ? Fichier > Options > Base de données active > Options de la fenêtre Document : choisissez Fenêtres superposées, puis fermez et rouvrez la base.
Le volet de navigation
Situé à gauche, il liste tous les objets de la base. C’est votre point d’entrée : sans lui, impossible d’ouvrir une table ou un état.
| Action | Comment |
|---|---|
| Afficher / masquer le volet | F11 ou le bouton « / » en haut du volet |
| Ouvrir un objet | Double-clic (s’ouvre dans le mode par défaut) |
| Ouvrir en mode Création | Clic droit sur l’objet > Mode Création |
| Changer le classement | Clic sur l’en-tête du volet : Type d’objet, Tables et vues associées, Date de création… |
| Ne montrer qu’un type | Même menu, partie basse : Tables, Requêtes, Formulaires, États… |
| Retrouver un objet | Zone Rechercher en haut du volet |
| Renommer, copier, supprimer | Clic droit sur l’objet (l’objet doit être fermé pour être renommé) |
Les six familles d’objets
| Objet | Rôle |
|---|---|
| Tables | Stockent les données. Tout le reste en dépend. |
| Requêtes | Interrogent, filtrent, calculent ou modifient les données des tables. |
| Formulaires | Écrans de saisie et de consultation confortables. |
| États | Mise en page des données pour l’impression ou l’export PDF. |
| Macros | Automatisent des actions sans programmer. |
| Modules | Code VBA pour les automatisations avancées. |
AstuceLe classement Tables et vues associées regroupe sous chaque table les requêtes, formulaires et états qui l’utilisent. Idéal pour mesurer l’impact d’une modification.
L’aide
- F1 ou l’onglet Aide ouvre le volet d’aide Microsoft (connexion internet nécessaire pour les articles complets).
- En mode Création, sélectionnez une propriété (par exemple Masque de saisie) puis appuyez sur F1 : l’aide s’ouvre sur cette propriété précise. La zone grise en bas de la feuille de propriétés donne aussi une définition courte.
- La zone Rechercher de la barre de titre (Alt+Q) trouve une commande par son nom et peut l’exécuter directement, sans fouiller le ruban.
- Survolez une commande du ruban : l’info-bulle indique son rôle et son raccourci éventuel.
Bon à savoirTapez dans la zone Rechercher « relations » ou « compacter » : la commande apparaît en premier résultat, quel que soit l’onglet où elle se trouve.
Impression
On peut imprimer une table ou une requête directement, mais le rendu est brut. Pour un document présentable, on imprime un état. Dans tous les cas, passez par l’aperçu.
Pas à pas : imprimer un objet
- Dans le volet de navigation, sélectionnez l’objet (ou ouvrez-le).
- Fichier > Imprimer > Aperçu avant impression.
- Réglez dans l’onglet Aperçu avant impression : Taille, Marges, Portrait / Paysage, Imprimer données seulement.
- Vérifiez avec les boutons Une page / Deux pages et la barre de pages en bas.
- Cliquez sur Imprimer (Ctrl+P), puis Fermer l’aperçu avant impression.
Imprimer
Imprimer
TailleMarges
Taille de la page
PortraitPaysageMise en page
Mise en page ↘
ZoomUne pageDeux pages
Zoom
ExcelPDF ou XPS
Données
Fermer l’aperçu
Fermer
Liste des adhérents
Page : |◂ ◂ 1 ▸ ▸|— ● 80 % +
AstuceLe bouton PDF ou XPS du groupe Données exporte l’aperçu en PDF : pratique pour envoyer une liste par mail sans imprimer.
AttentionUne feuille de données large déborde souvent sur plusieurs pages. Passez en Paysage, réduisez les marges, ou mieux : créez un état.
Raccourcis de la séquence
Afficher / masquer le voletF11
Réduire le rubanCtrl+F1
Rechercher une commandeAlt+Q
AnnulerCtrl+Z
RétablirCtrl+Y
Annuler la saisie en coursÉchap
Fenêtre Zoom sur un champMaj+F2
Enregistrer l’objet (structure)Ctrl+S
ImprimerCtrl+P
AideF1
Fermer l’objet actifCtrl+F4
Quitter AccessAlt+F4
Exercices
Les trois exercices s’enchaînent sur la même base Mediatheque.accdb, créée au premier exercice. Aucun fichier à télécharger n’est nécessaire pour démarrer.
Premiers pas dans Access
20 min- Lancez Access depuis le menu Démarrer.
- Créez une base de données vide nommée Mediatheque dans un dossier Formation.
- Repérez sur votre écran les zones A à I de la vue d’ensemble.
- Masquez puis réaffichez le volet de navigation avec le clavier.
- Réduisez le ruban, puis réaffichez-le.
- Fermez la table Table1 sans l’enregistrer, puis fermez la base sans quitter Access.
Voir le corrigé
- Démarrer, taper Access, Entrée.
- Base de données vide > Nom de fichier Mediatheque > icône dossier pour choisir Formation > Créer.
- Comparez avec la maquette : la barre de titre affiche le chemin de la base.
- F11 deux fois.
- Ctrl+F1 deux fois (ou double-clic sur un onglet).
- Clic droit sur l’onglet Table1 > Fermer > Non au message d’enregistrement. Puis Fichier > Fermer.
Saisir, annuler, changer d’affichage
30 min- Rouvrez Mediatheque via Fichier > Ouvrir > Récent.
- Onglet Créer > Table. Renommez le champ N° puis ajoutez les champs Texte court Nom, Prénom, Ville.
- Saisissez les 4 adhérents de la maquette (Lefebvre, Dumont, Bernard, Petit).
- Enregistrez la table sous le nom Adherents.
- Modifiez la ville de Lucie Bernard en Amiens puis annulez la modification avant de quitter la ligne.
- Modifiez la ville d’Hugo Petit, changez de ligne, puis essayez d’annuler. Notez ce qui se passe.
- Passez la table en mode Création, puis revenez en Feuille de données.
- Placez-vous dans le champ Ville et ouvrez la fenêtre Zoom.
Voir le corrigé
- La base apparaît en tête de la liste des fichiers récents.
- Créer > Table. Double-clic sur l’en-tête N° pour le renommer. « Cliquer pour ajouter » > Texte court, pour chaque champ.
- Le numéro se remplit tout seul (NuméroAuto).
- Ctrl+S > Adherents > OK.
- Échap : la valeur d’origine revient, le crayon disparaît.
- Ctrl+Z fonctionne encore, car c’est le dernier enregistrement modifié. Si vous modifiez ensuite une autre ligne, ce retour n’est plus possible.
- Accueil > Affichage > Mode Création, puis Affichage > Mode Feuille de données (ou icônes de la barre d’état).
- Maj+F2.
Organiser, chercher de l’aide, imprimer
30 min- Ajoutez Lancer l’Assistant Requête à la barre d’outils Accès rapide.
- Dans le volet de navigation, affichez les objets par Tables et vues associées, puis revenez à Type d’objet.
- Sans utiliser le ruban, trouvez et lancez la commande Compacter et réparer la base de données.
- Ouvrez la table Adherents en mode Création, sélectionnez la propriété Taille du champ du champ Nom et affichez l’aide correspondante.
- Affichez l’aperçu avant impression de la table, passez en Paysage avec des marges étroites.
- Exportez cet aperçu en PDF nommé Adherents.pdf dans le dossier Formation.
- Faites une copie de sauvegarde de la base, puis quittez Access.
Voir le corrigé
- Onglet Créer > clic droit sur Assistant Requête > Ajouter à la barre d’outils Accès rapide.
- Clic sur l’en-tête du volet (Tous les objets Access) > Tables et vues associées.
- Alt+Q, taper « compacter », valider le premier résultat. (Ou Fichier > Informations.)
- Clic dans la ligne Nom, clic dans la propriété Taille du champ en bas, F1.
- Sélectionner la table > Fichier > Imprimer > Aperçu avant impression > Paysage > Marges > Étroites.
- Groupe Données > PDF ou XPS > nom et dossier > Publier.
- Fichier > Enregistrer sous > Sauvegarder la base de données > Enregistrer sous (nom daté proposé). Puis Alt+F4.