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Outlook : l’archivage

Archiver, exporter et importer ses messages, et garder une boîte aux lettres légère.

Objectifs de la séquence

  • Savoir archiver des messages et gérer l’archivage automatique.
  • Savoir exporter des éléments vers un fichier de données Outlook (.pst).
  • Savoir ouvrir, fermer et importer un fichier .pst.
  • Savoir nettoyer la boîte aux lettres.

1. Archiver des messages

Sélectionnez les messages, puis cliquez sur Archiver dans le groupe Supprimer de l’onglet Accueil. Les messages passent dans le dossier Archives et ne sont pas supprimés.

AstuceLa touche Suppr envoie un message dans la corbeille, alors que l’archivage le garde accessible.

2. Gérer l’archivage automatique

Chemin : Fichier > Options > Avancé > Archivage automatique. Vous choisissez l’âge des messages à archiver et le dossier de destination.

AttentionVérifiez le dossier d’archivage choisi : un message archivé automatiquement n’apparaît plus dans la boîte de réception.

3. Fermer et ouvrir une archive

Une archive est un fichier .pst qui contient des messages hors de la boîte aux lettres principale. Pour la fermer, faites un clic droit sur son nom dans le volet de navigation, puis Fermer le fichier de données Outlook.

Volet de navigation Boîte de réception ▸ Clients ▸ Archives Fichier de données Outlook ▸ Export_2024.pst (ouvert) Clic droit sur un fichier .pst : Fermer le fichier de données Outlook Paramètres du dossier Supprimer
Schéma simplifié : un dossier Archives et un fichier .pst ouvert dans le volet de navigation.

4. Importer des éléments

Chemin : Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter. Choisissez Importer depuis un autre programme ou fichier, puis le type de fichier à importer.

5. Exporter des éléments vers un fichier .pst

Chemin : Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter > Exporter vers un fichier. Choisissez Fichier de données Outlook (.pst), puis le dossier à exporter. Indiquez l’emplacement du fichier et, si besoin, un mot de passe.

Exporter vers un fichier Choisissez le type de fichier à créer : Fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) Fichier de données Outlook (.pst) Fichier Excel (.xlsx) Annuler Suivant
Schéma simplifié : la fenêtre d’export, avec le format .pst sélectionné.
AttentionLe mot de passe d’un fichier .pst n’est pas récupérable si vous le perdez. Notez-le dans un endroit sûr.

6. Importer et ouvrir un fichier .pst

Pour ouvrir un fichier existant, utilisez Fichier > Ouvrir et exporter > Ouvrir le fichier de données Outlook, puis sélectionnez le .pst. Son contenu s’affiche dans le volet de navigation, à côté de votre compte.

AstuceUn fichier .pst ouvert permet de retrouver un ancien message sans l’importer dans votre boîte aux lettres.

7. Nettoyer la boîte aux lettres

Chemin : Fichier > Outils > Nettoyage de la boîte aux lettres. Vous pouvez rechercher les messages les plus volumineux, ceux qui sont plus anciens qu’une date donnée, ou vider les éléments supprimés.

AttentionLe nettoyage supprime définitivement les messages sélectionnés. Relisez les critères avant de valider.

Exercice

  1. Archivez trois messages anciens, puis retrouvez-les dans le dossier Archives.
  2. Exportez le dossier Éléments envoyés vers un fichier .pst sur votre bureau.
  3. Ouvrez ce fichier .pst, puis fermez-le.
  4. Recherchez les messages de plus de deux ans grâce à l’outil de nettoyage, sans les supprimer.