Formation Word · Module 1
Word : interface et environnement
Lancer Word, se repérer dans le ruban, annuler une erreur, régler le zoom, créer, enregistrer et exporter ses documents en PDF ou RTF, partir d’un modèle et trouver de l’aide. Chaque partie a sa capture annotée et son exercice corrigé.
01
Lancer et quitter Word
Word se lance comme toute application Windows. Trois chemins mènent au même résultat. Choisissez celui que vous utiliserez tous les jours et épinglez Word pour gagner du temps.
Meilleur résultat
Application
- 1Touche Windows puis tapez « word »
- 2Cliquez sur l’application Word
- 3Épinglez-la pour la retrouver en un clic
Lancer Word
- Appuyez sur la touche Windows du clavier (ou cliquez sur le bouton Démarrer).
- Tapez word : Windows lance la recherche dès la première lettre.
- Cliquez sur Word dans « Meilleur résultat ». L’écran d’accueil s’ouvre.
- Cliquez sur Nouveau document vierge pour commencer à écrire.
Autre méthode : double-cliquez sur un fichier Word (.docx) dans l’Explorateur. Word s’ouvre directement sur ce document.
Quitter Word
| Action | Méthode | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Fermer la fenêtre | Croix × en haut à droite | Ferme le document. Word se quitte si c’était le dernier ouvert. |
| Raccourci clavier | Alt + F4 | Identique à la croix, sur la fenêtre active. |
| Fermer le document seul | FichierFermer ou Ctrl + W | Le document se ferme, Word reste ouvert. |
Attention
Si le document contient des modifications non enregistrées, Word demande : Enregistrer, Ne pas enregistrer ou Annuler. « Ne pas enregistrer » fait perdre tout ce qui a été tapé depuis le dernier enregistrement.
Exercice 1 · Lancer et quitter
Découverte- Lancez Word par la recherche du menu Démarrer.
- Épinglez Word à la barre des tâches.
- Ouvrez un nouveau document vierge et tapez votre prénom.
- Quittez Word avec le clavier, sans enregistrer.
Voir le corrigé
1-2. Windows, tapez « word », clic droit sur Word puis Épingler à la barre des tâches. L’icône W reste ensuite en bas de l’écran.
3. Écran d’accueil : Nouveau document vierge, puis tapez votre prénom.
4. Alt + F4, puis Ne pas enregistrer dans la boîte de dialogue.
02
Le ruban
Le ruban est la bande de commandes en haut de la fenêtre. Il est organisé en onglets, chaque onglet en groupes, chaque groupe en commandes. Retenir cette hiérarchie suffit pour retrouver n’importe quelle fonction.
Le ruban regroupe toutes les commandes de Word.
|
- 1Barre d’outils Accès rapide
- 2Onglet Fichier : le mode Backstage
- 3Onglets du ruban (Accueil actif)
- 4Un groupe de commandes : Police
- 5Lanceur de boîte de dialogue
- 6Options d’affichage du ruban
- 7Zone Rechercher
Les onglets et leur rôle
| Onglet | On y trouve |
|---|---|
| Fichier | Nouveau, Ouvrir, Enregistrer, Exporter, Imprimer, Options : tout ce qui concerne le fichier lui-même. |
| Accueil | Les commandes les plus utilisées : presse-papiers, police, paragraphe, styles, rechercher. |
| Insertion | Tableaux, images, formes, en-têtes et pieds de page, numéros de page, symboles. |
| Mise en page | Marges, orientation, taille du papier, colonnes, sauts de page. |
| Révision | Orthographe, commentaires, suivi des modifications. |
| Affichage | Modes d’affichage, zoom, règle, volet de navigation, fenêtres. |
Réduire ou afficher le ruban
- Double-cliquez sur un onglet : le ruban se replie, seuls les onglets restent visibles. Double-cliquez à nouveau pour le déplier.
- Ctrl + F1 fait la même chose au clavier.
- La flèche en bas à droite du ruban (repère 6) propose trois choix : Mode plein écran, Afficher uniquement les onglets, Toujours afficher le ruban.
Astuce
Appuyez sur Alt : des lettres apparaissent sur chaque onglet et chaque bouton. Tapez-les pour piloter le ruban sans souris. Exemple : Alt, N ouvre l’onglet Insertion.
Bon à savoir
Le petit carré fléché en bas à droite d’un groupe (repère 5) ouvre la boîte de dialogue complète. Celle du groupe Police donne accès aux petites majuscules, à l’espacement des caractères et à la police par défaut.
Exercice 2 · Se repérer dans le ruban
DécouvertePour chaque commande, notez l’onglet et le groupe qui la contiennent, puis vérifiez dans Word :
- Mettre en gras
- Insérer un tableau
- Passer la page en orientation Paysage
- Lancer la vérification orthographique
- Afficher la règle
Repliez ensuite le ruban, puis réaffichez-le, avec deux méthodes différentes.
Voir le corrigé
| Commande | Onglet | Groupe |
|---|---|---|
| Gras | Accueil | Police |
| Tableau | Insertion | Tableaux |
| Orientation Paysage | Mise en page | Mise en page |
| Orthographe et grammaire | Révision | Vérification |
| Règle | Affichage | Afficher |
Replier/afficher : double-clic sur un onglet, ou Ctrl + F1, ou la flèche Options d’affichage du ruban.
03
Annuler, rétablir les opérations
Word garde l’historique de vos actions : frappe, mise en forme, suppression, déplacement. Vous pouvez revenir en arrière d’une ou plusieurs étapes, puis revenir en avant si vous avez annulé trop loin.
- 1Bouton Annuler (flèche ▾ pour l’historique)
- 2Liste des dernières actions, la plus récente en haut
- 3Rétablir ce qui vient d’être annulé
| Commande | Raccourci | Effet |
|---|---|---|
| Annuler | Ctrl + Z | Défait la dernière action. Répétez pour remonter l’historique. |
| Rétablir | Ctrl + Y | Refait la dernière action annulée. |
| Répéter | Ctrl + Y ou F4 | Quand rien n’a été annulé, rejoue la dernière action sur la nouvelle sélection. |
Annuler plusieurs actions d’un coup
- Cliquez sur la petite flèche ▾ à droite du bouton Annuler.
- Survolez la liste : les actions se sélectionnent depuis le haut jusqu’à la souris.
- Cliquez : toutes les actions sélectionnées sont annulées en une fois.
Astuce
F4 fait gagner beaucoup de temps : mettez un titre en rouge et en 14 pt, sélectionnez le titre suivant, appuyez sur F4. La même mise en forme s’applique.
Attention
L’historique est vidé à la fermeture du document. Enregistrer ne vide pas l’historique, fermer le fait. Certaines actions comme l’enregistrement lui-même ne s’annulent pas.
Exercice 3 · L’historique
Application- Dans un nouveau document, tapez trois lignes : Lundi, Mardi, Mercredi.
- Mettez Lundi en gras, puis appliquez le même gras à Mardi et Mercredi avec une seule touche.
- Supprimez la ligne Mercredi.
- Annulez les trois dernières actions en une seule fois.
- Rétablissez une seule action.
Voir le corrigé
2. Sélectionnez Lundi, Ctrl + G. Sélectionnez Mardi, F4, puis Mercredi, F4.
4. Flèche ▾ du bouton Annuler, sélectionnez les trois premières lignes de la liste (Supprimer, Gras, Gras) et cliquez. Mercredi réapparaît, Mardi et Mercredi ne sont plus en gras.
5. Ctrl + Y une fois : Mardi repasse en gras.
04
Zoom et affichage
Le zoom change la taille d’affichage à l’écran, jamais la taille d’impression. Les modes d’affichage changent la façon dont la page est présentée pour lire, mettre en page ou organiser un long document.
Rapport d’activité
Le volet de navigation affiche les titres du document.
- 1Groupe Vues : les cinq modes d’affichage
- 2Groupe Zoom
- 3Boutons de vues dans la barre d’état
- 4Curseur de zoom et pourcentage (clic = boîte Zoom)
Régler le zoom
- Ctrl + molette de la souris : zoom avant ou arrière par paliers de 10 %.
- Curseur de la barre d’état : glissez-le, ou cliquez sur – et +. La plage va de 10 % à 500 %.
- Clic sur le pourcentage (ou AffichageZoom) : boîte de dialogue avec une valeur précise, Largeur de la page, Page entière, Plusieurs pages.
- Affichage100 % revient à la taille réelle.
Les modes d’affichage
| Mode | Usage |
|---|---|
| Page | Mode par défaut. Montre la page telle qu’elle sera imprimée : marges, en-têtes, images. |
| Mode Lecture | Lecture confortable plein écran, sans ruban. Échap pour sortir. |
| Web | Le texte occupe toute la largeur de la fenêtre, comme une page internet. |
| Plan | Affiche la structure des titres pour réorganiser un long document. |
| Brouillon | Texte seul, sans marges ni images. Pratique pour saisir vite. |
Bon à savoir
Cochez AffichageVolet de navigation pour voir à gauche la liste des titres et des pages. Un clic sur un titre vous y emmène. Le volet ne liste que les titres mis en forme avec les styles Titre 1, Titre 2…
Exercice 4 · Zoom et vues
Application- Ouvrez un document de plusieurs pages (ou tapez
=lorem(30)puis Entrée pour générer du texte). - Réglez le zoom à exactement 85 %.
- Affichez deux pages côte à côte.
- Passez en mode Lecture, puis revenez au mode Page.
- Revenez à 100 %.
Voir le corrigé
1. =lorem(30) génère 30 paragraphes de texte factice, idéal pour s’entraîner.
2. Clic sur le pourcentage de la barre d’état, zone Pourcentage : 85, OK.
3. AffichagePlusieurs pages.
4. Icône livre de la barre d’état ou AffichageMode Lecture. Sortie avec Échap.
5. Affichage100 %.
05
Créer et fermer un document
Chaque nouveau document s’ouvre dans sa propre fenêtre et reçoit un nom provisoire : Document1, Document2… Il n’existe sur le disque qu’après le premier enregistrement.
Nouveau
- 1Fichier › Nouveau (Backstage)
- 2Document vierge
- 3Recherche de modèles en ligne
- 4Fermer le document sans quitter Word
| Je veux… | Méthode | Raccourci |
|---|---|---|
| Créer un document vierge | FichierNouveauDocument vierge | Ctrl + N |
| Partir d’un modèle | FichierNouveau puis clic sur un modèle | — |
| Ouvrir un document existant | FichierOuvrir | Ctrl + O |
| Fermer le document | FichierFermer | Ctrl + W ou Ctrl + F4 |
| Passer d’un document ouvert à l’autre | AffichageChangement de fenêtre | Alt + Tab |
Bon à savoir
La rubrique FichierOuvrirRécent liste les derniers documents utilisés. Survolez-en un et cliquez sur la punaise pour l’épingler en haut de la liste.
Exercice 5 · Créer et fermer
Découverte- Créez trois documents vierges avec le raccourci clavier.
- Tapez « Document A », « Document B », « Document C » dans chacun.
- Passez du document C au document A sans souris.
- Fermez le document B sans quitter Word et sans enregistrer.
Voir le corrigé
1. Ctrl + N trois fois.
3. Alt + Tab en maintenant Alt, appuyez sur Tab jusqu’à la fenêtre voulue.
4. Dans le document B, Ctrl + W, puis Ne pas enregistrer. Les documents A et C restent ouverts.
06
Enregistrer et enregistrer sous
Les deux commandes se ressemblent mais n’ont pas le même rôle. Enregistrer met à jour le fichier existant. Enregistrer sous crée une copie avec un autre nom, un autre emplacement ou un autre format, et laisse l’original intact.
Enregistrer sous
📁 Documents › Formation Word
- 1Fichier › Enregistrer sous
- 2Emplacement : OneDrive, Ce PC ou Parcourir
- 3Nom du fichier
- 4Type de fichier (format)
| Enregistrer | Enregistrer sous | |
|---|---|---|
| Raccourci | Ctrl + S | F12 |
| Premier enregistrement | Ouvre Enregistrer sous | Ouvre Enregistrer sous |
| Fichier déjà enregistré | Remplace le fichier sans rien demander | Demande un nouveau nom, dossier ou format |
| Fichier d’origine | Mis à jour | Conservé tel quel |
Premier enregistrement
- F12 ouvre directement la boîte de dialogue Windows. Sinon FichierEnregistrer sousParcourir.
- Choisissez le dossier dans le volet de gauche.
- Tapez un nom clair dans Nom de fichier.
- Laissez Type : Document Word (*.docx) et cliquez sur Enregistrer. Le nom apparaît dans la barre de titre.
Astuce
Prenez l’habitude de Ctrl + S toutes les dix minutes. Un fichier stocké sur OneDrive ou SharePoint bénéficie de l’enregistrement automatique (interrupteur en haut à gauche de la fenêtre).
Attention
Un nom de fichier ne peut pas contenir ces caractères : \ / : * ? " < > |. Préférez des noms courts et datés : Devis_Dupont_2026-10.docx.
Exercice 6 · Deux versions d’un même document
Application- Créez un dossier Formation Word dans Documents.
- Tapez un court texte et enregistrez-le dans ce dossier sous le nom Courrier_v1.
- Ajoutez une phrase, puis créez Courrier_v2 sans modifier la v1.
- Vérifiez dans l’Explorateur que les deux fichiers existent et qu’ils sont différents.
Voir le corrigé
1-2. F12, Documents, bouton Nouveau dossier, nommez-le, ouvrez-le, tapez Courrier_v1, Enregistrer.
3. Après l’ajout, F12 (et non Ctrl + S), nom Courrier_v2, Enregistrer. Le document ouvert s’appelle désormais Courrier_v2 ; la v1 n’a pas reçu la nouvelle phrase.
Piège : avec Ctrl + S, la phrase aurait été écrite dans Courrier_v1.
07
Enregistrer en PDF et en RTF
Le format .docx sert à travailler. Pour diffuser, on choisit un autre format selon le destinataire : le PDF fige la mise en page et se lit partout, le RTF reste modifiable dans presque tous les traitements de texte.
- 1Type PDF : mise en page figée
- 2Format RTF : texte enrichi modifiable
- 3Options propres au PDF (qualité, pages)
Créer un PDF
- FichierExporterCréer un document PDF/XPS, ou F12.
- Dans Type, choisissez PDF (*.pdf).
- Cliquez sur Options… pour n’exporter qu’une partie des pages si besoin.
- Cochez Ouvrir le fichier après publication pour vérifier le résultat, puis Enregistrer (ou Publier).
Créer un RTF
- F12.
- Dans Type, choisissez Format RTF (*.rtf).
- Enregistrer. Si Word signale une perte de fonctionnalités, cliquez sur Continuer.
| Format | Modifiable | Mise en page | À utiliser pour |
|---|---|---|---|
| .docx | Oui, dans Word | Complète | Le travail en cours, l’échange avec d’autres utilisateurs de Word |
| Non (lecture) | Figée, identique partout | Devis, factures, programmes, envoi par e-mail, impression externe | |
| .rtf | Oui, presque partout | Simplifiée (gras, polices, tableaux simples) | Un destinataire qui n’a pas Word, un logiciel métier qui importe du texte |
Attention
Après un Enregistrer sous en RTF, le document ouvert à l’écran est le fichier .rtf. Les modifications suivantes y seront enregistrées. Pour continuer à travailler en .docx, rouvrez le fichier .docx d’origine. L’export PDF, lui, laisse le .docx ouvert.
Exercice 7 · Trois formats, un document
Application- Ouvrez Courrier_v2.docx de l’exercice 6.
- Exportez-le en PDF sous le nom Courrier_v2.pdf et ouvrez le PDF obtenu.
- Enregistrez-le aussi au format RTF.
- Regardez la barre de titre de Word : quel fichier est ouvert ?
- Comparez la taille des trois fichiers dans l’Explorateur.
Voir le corrigé
2. FichierExporterCréer un document PDF/XPS, case Ouvrir le fichier après publication cochée, Publier.
3. F12, Type Format RTF (*.rtf), Enregistrer.
4. La barre de titre affiche Courrier_v2.rtf : c’est désormais le RTF qui est ouvert.
5. Le .rtf est généralement le plus lourd, car il stocke la mise en forme en texte non compressé. Le .docx est compressé.
08
Les modèles
Un modèle (.dotx) est un document de départ réutilisable : logo, en-tête, styles, texte type. Quand on l’ouvre, Word crée une copie nommée Document1. Le modèle lui-même reste intact, prêt pour la fois suivante.
Nouveau
Recherches suggérées : Entreprise · Cartes · Lettres · CV · Calendrier · Planning
- 1Recherche parmi les modèles en ligne Microsoft
- 2Onglet Personnel : vos propres modèles
Utiliser un modèle Microsoft
- FichierNouveau.
- Tapez un mot-clé dans Rechercher des modèles en ligne (lettre, CV, facture…) et validez avec Entrée.
- Cliquez sur un modèle pour voir l’aperçu, puis sur Créer.
- Remplacez les textes d’exemple et enregistrez le document en .docx.
Créer son propre modèle
- Préparez le document type : logo, coordonnées, styles, zones à remplir.
- F12, puis dans Type choisissez Modèle Word (*.dotx).
- Word se place tout seul dans Documents › Modèles Office personnalisés. Gardez ce dossier.
- Nommez le modèle et cliquez sur Enregistrer. Il apparaît désormais dans FichierNouveauPersonnel.
Bon à savoir
Pour modifier le modèle lui-même, ouvrez-le par FichierOuvrir (clic droit sur un .dotx dans l’Explorateur puis Ouvrir). Un double-clic sur un .dotx crée une nouvelle copie, il n’ouvre pas le modèle.
Exercice 8 · Mon modèle de convocation
Maîtrise- Créez un document avec : le nom de votre organisme en haut, la ligne « Madame, Monsieur, », la phrase « Nous avons le plaisir de vous convoquer à la formation : » et une signature.
- Enregistrez-le comme modèle sous le nom Convocation.
- Fermez-le, puis créez une nouvelle convocation à partir de ce modèle.
- Complétez-la pour une formation Word du 3 novembre et enregistrez-la en PDF.
- Vérifiez que le modèle n’a pas été modifié.
Voir le corrigé
2. F12, Type Modèle Word (*.dotx), dossier Modèles Office personnalisés proposé automatiquement, nom Convocation, Enregistrer.
3. Ctrl + W, puis FichierNouveauPersonnelConvocation. La barre de titre affiche Document1 : c’est une copie.
4. Complétez, puis FichierExporterCréer un document PDF/XPS.
5. Fichier › Nouveau › Personnel › Convocation : le modèle s’ouvre vierge, sans la date du 3 novembre.
09
L’aide
Word propose deux outils différents. La zone Rechercher trouve et lance une commande sans connaître son emplacement dans le ruban. Le volet Aide ouvre des articles et des vidéos pour comprendre une fonction.
Pour insérer un filigrane « CONFIDENTIEL »…
Aide ×
- 1Zone Rechercher (Alt + Q)
- 2Actions : la commande se lance directement
- 3Onglet Aide du ruban
- 4Volet Aide (F1)
| Outil | Accès | Sert à |
|---|---|---|
| Rechercher | Zone en haut de la fenêtre ou Alt + Q | Exécuter une commande dont on connaît le nom mais pas l’emplacement |
| Volet Aide | F1 ou AideAide | Lire un article ou regarder un tutoriel |
| Info-bulles | Survoler un bouton du ruban | Connaître le nom, le raccourci et le rôle d’une commande |
| Vidéos de formation | AideVidéos de formation | Apprendre une fonction en quelques minutes |
Astuce
Survolez un bouton une seconde : l’info-bulle affiche son raccourci clavier entre parenthèses. C’est la façon la plus simple d’apprendre les raccourcis au fil du travail.
Exercice 9 · Trouver sans chercher dans le ruban
Application- Avec la zone Rechercher uniquement, insérez un filigrane « CONFIDENTIEL » dans un document.
- Toujours par la zone Rechercher, comptez les mots du document.
- Ouvrez le volet Aide au clavier et trouvez l’article qui explique comment supprimer un filigrane.
- Notez le raccourci de la commande Souligné en survolant son bouton.
Voir le corrigé
1. Alt + Q, tapez « filigrane », Actions › Filigrane › CONFIDENTIEL 1.
2. Alt + Q, tapez « statistiques » ou « nombre de mots », cliquez sur Statistiques. Le nombre de mots s’affiche aussi dans la barre d’état.
3. F1, tapez « supprimer filigrane » dans la zone de recherche du volet.
4. Souligné : Ctrl + U.
Synthèse
Les raccourcis du module
| Raccourci | Action | Raccourci | Action |
|---|---|---|---|
| Ctrl + N | Nouveau document | Ctrl + Z | Annuler |
| Ctrl + O | Ouvrir | Ctrl + Y | Rétablir / Répéter |
| Ctrl + S | Enregistrer | F4 | Répéter la dernière action |
| F12 | Enregistrer sous | Ctrl + F1 | Réduire / afficher le ruban |
| Ctrl + W | Fermer le document | Alt + Q | Zone Rechercher |
| Alt + F4 | Fermer la fenêtre / quitter | F1 | Aide |
Exercice 10 · Atelier récapitulatif
MaîtriseDurée conseillée : 15 minutes, en utilisant au moins cinq raccourcis du tableau ci-dessus.
- Lancez Word et créez un document à partir d’un modèle en ligne « lettre ».
- Remplacez les textes d’exemple par une demande d’inscription à une formation.
- Supprimez un paragraphe par erreur, puis récupérez-le.
- Affichez le document en mode Lecture, puis en mode Page à 120 %.
- Enregistrez-le en .docx dans le dossier Formation Word sous le nom Inscription_NOM.
- Exportez-le en PDF et en RTF.
- Fermez le document, puis quittez Word.
Voir le corrigé
1. Windows › word › FichierNouveau › recherche « lettre » › Créer.
3. Ctrl + Z.
4. Icône livre de la barre d’état, Échap, puis clic sur le pourcentage › 120.
5. F12 › Documents › Formation Word › Inscription_NOM › Type Document Word (*.docx).
6. FichierExporterCréer un document PDF/XPS ; puis F12 › Format RTF (*.rtf).
7. Ctrl + W, puis Alt + F4.
Passez à la suite avec un formateurFormation Word en présentiel ou à distance, éligible CPF avec certification TOSA. A3iformations, organisme certifié Qualiopi.
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