Outlook : la messagerie avancée
Signature, absence, règles, affichage des dossiers et outils de gestion de la boîte aux lettres.
Objectifs de la séquence
- Savoir créer et modifier une signature, et configurer le gestionnaire d’absence.
- Savoir ajouter des options d’envoi : importance, accusé de réception, vote.
- Savoir gérer le courrier indésirable, les règles et les actions rapides.
- Savoir personnaliser l’affichage des dossiers et rechercher des messages.
1. La signature
Chemin : Fichier > Options > Courrier > Signatures. Créez une signature, modifiez-la ou supprimez-la, puis choisissez-la par défaut pour les nouveaux messages et les réponses.
2. Options d’envoi d’un message
Dans l’onglet Options d’un nouveau message, vous pouvez définir l’importance, demander un accusé de réception, différer la livraison, ajouter des boutons de vote ou utiliser un thème.
3. Gestionnaire d’absence et information des correspondants
Chemin : Fichier > Réponses automatiques. Choisissez la période, le message interne et le message externe. Prévenez vos correspondants avant votre départ.
4. Accès à une messagerie partagée
Pour autoriser un collègue à accéder à votre messagerie, ou pour ouvrir la boîte aux lettres d’un autre utilisateur, utilisez Fichier > Paramètres du compte > Accès délégué, ou Ouvrir une autre boîte aux lettres, selon les droits accordés.
5. Courrier indésirable et nettoyage
Le dossier Courrier indésirable reçoit les messages filtrés. Pour libérer de l’espace, l’outil Nettoyage supprime les messages selon leur date ou leur taille.
6. Affichage des dossiers
Dans l’onglet Affichage, vous pouvez changer l’affichage d’un dossier, ajouter ou supprimer des colonnes, regrouper des colonnes, activer l’affichage Conversation et tout réduire ou développer.
7. Rappel, suivi et actions rapides
Un indicateur peut déclencher un rappel sonore. Les Actions rapides automatisent une tâche répétitive, par exemple déplacer et marquer un message en un clic. Le clic rapide permet de marquer un message en un geste.
8. Rappeler ou remplacer un message envoyé
Dans le dossier Éléments envoyés, ouvrez le message puis choisissez Actions > Rappeler ce message. Le rappel ne fonctionne que si le destinataire n’a pas encore lu le message.
9. Rechercher des messages
Utilisez la zone Rechercher en haut de la liste, puis affinez avec les filtres : expéditeur, objet, pièce jointe, date. Raccourci : Ctrl + E.
10. Vérifier la taille de la boîte aux lettres
Chemin : Fichier > Outils > Nettoyage de la boîte aux lettres. L’écran affiche la taille de chaque dossier pour repérer ceux qui prennent le plus de place.
Exercice
- Créez une signature et définissez-la par défaut.
- Envoyez un message avec l’importance « Haute » et un accusé de réception.
- Activez un message d’absence pour la semaine prochaine.
- Affichez le dossier Boîte de réception en mode Conversation, puis recherchez les messages d’un expéditeur.