Une base de données rassemble des informations organisées pour être retrouvées, triées et croisées facilement. Access est un SGBDR (système de gestion de bases de données relationnelles) : les informations sont rangées dans plusieurs tables reliées entre elles plutôt que dans un seul grand tableau.

1. Depuis Access ouvert, cliquez sur Fichier > Nouveau.
2. Cliquez sur Base de données vide.
3. Saisissez le nom dans Nom de fichier et choisissez le dossier avec l’icône dossier.
4. Cliquez sur Créer. Le fichier .accdb est créé sur le disque et une table vide Table1 s’ouvre.

Un modèle fournit une base déjà construite : tables, formulaires, états et parfois macros. Idéal pour découvrir à quoi ressemble une application Access complète.

1. Fichier > Nouveau : les modèles proposés s’affichent sous Base de données vide.
2. Pour en voir davantage, utilisez la zone Rechercher des modèles en ligne (ex. contacts, tâches, inventaire).
3. Cliquez sur un modèle, nommez le fichier, choisissez l’emplacement puis cliquez sur Créer.
4. Si la barre Avertissement de sécurité apparaît, cliquez sur Activer le contenu : les modèles utilisent des macros.

Pour ouvrir : Fichier > Ouvrir, puis choisissez dans Récent ou cliquez sur Parcourir. Dans la liste Récent, l’épingle garde une base en tête de liste. Un double-clic sur un fichier .accdb dans l’Explorateur fonctionne aussi.

Dans la boîte de dialogue Ouvrir, la petite flèche à droite du bouton Ouvrir propose quatre modes :

Pour fermer : Fichier > Fermer. Access ne peut ouvrir qu’une seule base par fenêtre : ouvrir une autre base ferme la première. Pour travailler sur deux bases à la fois, lancez Access une deuxième fois.

Depuis Access 2007, le format est .accdb. Les versions 2000 à 2003 utilisaient .mdb. Un collègue ou un logiciel ancien peut avoir besoin d’un .mdb.

1. Fermez tous les objets ouverts (tables, formulaires…).
2. Fichier > Enregistrer sous.
3. Sous Enregistrer la base de données sous, choisissez Base de données Access 2002-2003 (*.mdb) ou Access 2000 (*.mdb).
4. Cliquez sur Enregistrer sous, nommez le fichier et validez. L’original .accdb reste intact.

La séquence 1 a présenté les bases du volet : F11, double-clic pour ouvrir, recherche. Ici, on l’organise.

• Catégories prédéfinies : clic sur l’en-tête du volet > Type d’objet, Tables et vues associées, Date de création, Date de modification.
• Groupes personnalisés : choisissez la catégorie Personnalisé, puis faites glisser vos objets dans des groupes comme Saisie ou Impressions. Les objets glissés sont des raccourcis : l’objet d’origine n’est pas dupliqué.
• Options de navigation : clic droit sur l’en-tête du volet > Options de navigation. On y crée ses propres catégories et on choisit d’afficher les objets masqués ou les objets système.

Une base Access contient six familles d’objets. Les tables sont la fondation : tous les autres objets lisent ou affichent leurs données.

Faites un clic droit dans une zone vide du volet de navigation :

Avec Supprimer le tri automatique, vous pouvez ranger les objets d’un groupe personnalisé dans l’ordre de votre choix par glisser-déposer.

Pour masquer un objet : clic droit sur l’objet > Masquer dans ce groupe. Pour le retrouver, activez Afficher les objets masqués dans les Options de navigation : il apparaît en grisé, clic droit > Afficher dans ce groupe.

Access distingue deux choses :

1. Après avoir modifié un objet en mode Création, appuyez sur Ctrl+S.
2. S’il s’agit d’un nouvel objet, Access demande un nom : saisissez-le et validez.
3. Pour en faire une copie sous un autre nom, ou un autre type (une table enregistrée comme formulaire par exemple) : Fichier > Enregistrer sous > Enregistrer l’objet sous, ou F12.

1. Fermez l’objet : Access refuse de renommer un objet ouvert.
2. Dans le volet, clic droit sur l’objet > Renommer, ou sélectionnez-le et appuyez sur F2.
3. Saisissez le nouveau nom et validez avec Entrée.

Une convention de nommage simple

1. Fermez l’objet.
2. Sélectionnez-le dans le volet et appuyez sur Suppr, ou clic droit > Supprimer.
3. Confirmez avec Oui.

Sélectionnez l’objet dans le volet, puis Ctrl+C (copier) ou Ctrl+X (couper), et Ctrl+V (coller). Access demande le nom de la copie. Pour une table, il propose trois options :

C’est l’atelier de l’objet : on y définit sa structure, pas ses données. Pour une table, on y déclare chaque champ, son type et ses propriétés.

• Pour y accéder : clic droit sur l’objet > Mode Création, ou Accueil > Affichage > Mode Création.
• F6 passe de la grille des champs au volet des propriétés.
• Définir la clé primaire : sélectionnez le champ, puis Création de table > Clé primaire.
• Ajouter ou supprimer un champ : Insérer des lignes / Supprimer des lignes.

C’est la vue tableau des données : une ligne par enregistrement, une colonne par champ. On y saisit, modifie, trie et filtre. Un double-clic sur une table dans le volet l’ouvre dans ce mode.

Les exercices reprennent la base Mediatheque.accdb créée en séquence 1. Si vous ne l’avez pas, créez une base vide de ce nom dans un dossier Formation.