Outlook : les généralités
Découvrir l’environnement de travail, l’interface et la personnalisation de la messagerie.
Objectifs de la séquence
- Savoir identifier les zones principales de l’interface Outlook.
- Savoir choisir un affichage adapté à son travail.
- Savoir organiser ses messages dans des dossiers.
- Savoir personnaliser le ruban et le volet de navigation.
- Savoir envoyer des courriels avec des pièces jointes et des éléments Outlook.
- Savoir mettre en forme des courriers.
1. Présentation
Outlook est le logiciel de messagerie et de gestion personnelle de la suite Microsoft Office. Il permet d’envoyer et de recevoir des courriels, mais aussi de gérer un calendrier, des contacts et des tâches, depuis une seule fenêtre.
2. Étude de l’environnement
Avant de travailler, repérez les grandes zones de l’écran (voir le schéma ci-dessous).
| Repère | Zone | Rôle |
|---|---|---|
| 1 | Le ruban | Onglets (Accueil, Envoi et réception, Affichage…) et groupes de commandes. |
| 2 | Le volet de navigation | Liste des dossiers et accès aux modules (Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches). |
| 3 | La liste des messages | Courriels du dossier sélectionné. |
| 5 | Le volet de lecture | Contenu du message sélectionné. |
| 4 | La barre d’état | En bas de la fenêtre : nombre d’éléments, messages non lus, etc. |
3. Interface
Le ruban regroupe les commandes par onglet. Pour rédiger un courriel, on passe par Accueil > Nouveau courriel.
4. Les différents affichages
L’onglet Affichage modifie la disposition de l’écran :
- afficher ou masquer le volet de lecture ;
- passer d’une présentation chronologique à une présentation par conversation ;
- choisir la densité de la liste (compacte ou aérée) ;
- regrouper les messages selon un critère (expéditeur, date, catégorie).
5. Les dossiers
| Dossier | Contenu |
|---|---|
| Boîte de réception | Messages reçus. |
| Éléments envoyés | Copie des messages envoyés. |
| Brouillons | Messages non encore envoyés. |
| Éléments supprimés | Messages supprimés, récupérables tant qu’ils ne sont pas vidés. |
| Courrier indésirable | Messages filtrés comme spam. |
Créez vos propres dossiers avec un clic droit sur le compte, puis Nouveau dossier, et classez les messages par glisser-déposer.
6. Personnaliser le ruban et les affichages
Chemin : Fichier > Options > Personnaliser le ruban. Vous pouvez :
- créer un onglet personnalisé ;
- y ajouter des commandes issues de la liste de votre choix ;
- renommer ou réorganiser les onglets et les groupes.
7. Le volet de navigation
Le volet de navigation se trouve à gauche de la fenêtre. Il peut être :
- développé : il affiche les dossiers avec leur nom ;
- réduit : il n’affiche que les icônes des modules ;
- masqué : via Affichage > Volet de navigation.
Récapitulatif
| Je veux… | Je vais dans… |
|---|---|
| Rédiger un courriel | Accueil > Nouveau courriel |
| Changer la disposition de la liste | Affichage |
| Créer un dossier | Clic droit sur le compte > Nouveau dossier |
| Ajouter une commande au ruban | Fichier > Options > Personnaliser le ruban |
| Masquer le volet de navigation | Affichage > Volet de navigation |
Exercice
- Créez un dossier nommé Clients dans votre boîte de réception.
- Déplacez-y un message par glisser-déposer.
- Masquez le volet de lecture, puis réaffichez-le.
- Ajoutez la commande Imprimer à un onglet personnalisé.