Les enregistrements dans Access

Table › Mode Feuille de données

Une table range les données d’un même sujet (stagiaires, formations, factures). Elle est organisée en lignes et en colonnes, comme une liste Excel, mais avec des règles plus strictes.

Sélecteur de l’enregistrement en cours, ici la fiche complète de Karim Martin (1), champ « Nom » (2), une valeur (3) ; la clé 🔑 signale la clé primaire.

Volet de navigation › double-clic sur la table › Mode Feuille de données

1. Double-cliquer sur la table dans le volet de navigation : elle s’ouvre en mode Feuille de données.
2. Cliquer dans la ligne marquée * (ou Accueil › Enregistrements › Nouveau, ou Ctrl++).
3. Taper la valeur puis Tab ou Entrée pour passer au champ suivant. Un crayon ✎ apparaît dans le sélecteur : la fiche est en cours de modification.
4. Quitter la ligne (ou Maj+Entrée) : le crayon disparaît, l’enregistrement est sauvegardé.

Simulateur de feuille de données

Ce simulateur reproduit la table T_Stagiaires. Il sert dans tous les exercices de ce cours : cliquez sur une cellule pour la modifier, sur un en-tête pour sélectionner la colonne, puis utilisez les boutons.

Barre de navigation · Accueil › Rechercher › Atteindre

Premier / précédent (1), position de l’enregistrement en cours, saisissable (2), suivant / dernier / nouveau (3), état du filtre (4), recherche rapide (5).

Accueil › Enregistrements › Supprimer

Cliquer sur le sélecteur pour sélectionner la ligne entière (1), puis Supprimer (2) ou la touche Suppr. Access demande alors une confirmation.

1. Cliquer sur le sélecteur de l’enregistrement. Pour plusieurs fiches voisines : cliquer-glisser sur les sélecteurs, ou Maj+clic.
2. Accueil › Enregistrements › Supprimer, touche Suppr ou Ctrl+-.
3. Lire le message « Vous êtes sur le point de supprimer 1 enregistrement(s) » et confirmer par Oui.

Accueil › Trier et filtrer › Croissant / Décroissant

Tri croissant ou décroissant sur la colonne active (1) ; Supprimer le tri revient à l’ordre de la clé primaire (2).

1. Cliquer dans une cellule de la colonne à trier (ou sur son en-tête).
2. Accueil › Trier et filtrer › Croissant (A→Z, 0→9, plus ancien→plus récent) ou Décroissant. Le menu contextuel propose aussi Trier de A à Z.
3. Une flèche apparaît dans l’en-tête. Pour revenir à l’ordre d’origine : Supprimer le tri.

Accueil › Trier et filtrer › Sélection · Filtrer

Un filtre masque temporairement les enregistrements qui ne correspondent pas au critère. Rien n’est supprimé.

Filtre par sélection à partir de la cellule active (1) ; flèche d’en-tête : filtres de texte, nombres ou dates (2) et liste des valeurs à cocher (3).

• Quand un filtre est actif, la barre de navigation affiche Filtré et l’en-tête porte un entonnoir.
• Activer/désactiver le filtre bascule entre toutes les fiches et le dernier filtre, sans le perdre.
• Les filtres sur plusieurs colonnes se cumulent (condition ET). Options avancées › Effacer tous les filtres les supprime.

Clic droit sur l’en-tête de colonne · Accueil › Enregistrements › Plus

Masquer les champs sélectionnés (1), les réafficher via une liste à cocher (2 et 4), figer une colonne pour qu’elle reste visible pendant le défilement horizontal (3).

1. Sélectionner une ou plusieurs colonnes voisines en cliquant sur leurs en-têtes.
2. Clic droit › Masquer les champs. Les données restent dans la table.
3. Pour réafficher : clic droit sur n’importe quel en-tête › Afficher les champs, cocher la colonne, Fermer.
4. Enregistrer la table (Ctrl+S) pour conserver cette disposition à la prochaine ouverture.

Barre de navigation › zone Rechercher

La zone Rechercher de la barre de navigation permet une recherche instantanée : à chaque lettre tapée, Access sélectionne la première valeur qui contient le texte, tous champs confondus.

1. Cliquer dans la zone Rechercher, en bas de la feuille de données.
2. Taper le texte : la première correspondance est surlignée au fur et à mesure.
3. Appuyer sur Entrée pour passer à la correspondance suivante.

Accueil › Enregistrements › Orthographe · F7

Mot inconnu (1), suggestions (2), ignorer tout un champ, pratique pour les noms propres (3), corriger une fois ou partout (4), ajouter au dictionnaire personnel (5).

• La vérification porte sur la sélection : une colonne sélectionnée, ou toute la feuille si rien n’est sélectionné.
• Seuls les champs Texte et Texte long sont vérifiés.
• « Ajouter » enregistre le mot dans le dictionnaire personnel partagé avec Word et Excel.

Accueil › Trier et filtrer › Options avancées › Filtrer par formulaire

Chaque cellule reçoit un critère, choisi dans une liste ou tapé (1, 2) ; les critères d’une même ligne se combinent en ET ; on peut taper une comparaison (3) ; l’onglet Ou ajoute une alternative (4).

1. Accueil › Options avancées › Filtrer par formulaire : la feuille se vide et affiche une ligne de critères.
2. Dans chaque champ utile, choisir une valeur dans la liste déroulante ou taper un critère (>100, Comme "A*", Entre #01/09/2026# Et #30/09/2026#).
3. Pour une alternative, cliquer sur l’onglet Ou en bas et saisir les autres critères.
4. Activer/désactiver le filtre pour appliquer. Options avancées › Enregistrer comme requête conserve le filtre.

Accueil › Rechercher › Rechercher · Ctrl+F

Texte cherché, avec caractères génériques (1), champ actif ou toute la table (2), position du texte dans le champ (3), sens de la recherche (4).

Accueil › Rechercher › Remplacer · Ctrl+H

Texte à trouver (1), texte de remplacement (2), remplacement au cas par cas après Suivant (3) ou en une seule fois (4).

1. Cliquer dans la colonne concernée, puis Ctrl+H.
2. Saisir le texte cherché et le texte de remplacement ; régler Regarder dans sur Champ actif.
3. Suivant puis Remplacer pour vérifier chaque cas, ou Remplacer tout si le critère est sûr.

Données externes › Importer et lier › Nouvelle source de données › À partir d’un fichier › Excel

Onglet Données externes (1), Nouvelle source de données › À partir d’un fichier › Excel (2), choix du classeur (3), puis trois modes : nouvelle table (4), ajout à une table existante (5) ou liaison (6).

L’Assistant Importation de feuille de calcul

1. Choisir la feuille ou la plage nommée à importer.
2. Cocher Première ligne contient les en-têtes de colonnes.
3. Pour chaque champ : vérifier le nom et le type de données, indexer si besoin, ou cocher Ne pas importer le champ.
4. Clé primaire : Laisser Access ajouter une clé primaire, Choisir ma propre clé (colonne aux valeurs uniques) ou Pas de clé primaire.
5. Nommer la table (T_Stagiaires_Import), Terminer, puis cocher Enregistrer les étapes d’importation pour rejouer l’import plus tard.

Données externes · Accueil · Feuille de données

Contexte : l’organisme suit ses stagiaires dans un classeur Excel. Vous le basculez dans Access et préparez les listes demandées par la direction.

Livrable attendu

1. Importer stagiaires.xlsx dans une nouvelle table T_Stagiaires, en-têtes cochés, clé primaire ajoutée par Access, étapes enregistrées.
2. Saisir 2 nouveaux stagiaires, puis supprimer la fiche en double signalée par la direction.
3. Corriger l’orthographe de la colonne Ville et remplacer « Pôle emploi » par « France Travail ».
4. Masquer le champ Téléphone, trier par Ville puis par Nom, enregistrer la mise en page.
5. Filtrer par formulaire : stagiaires Excel financés par le CPF, ou habitant Arras ; enregistrer le filtre comme requête R_Relance_CPF.