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Les calculs dans les requêtes

Créer des colonnes calculées, puis obtenir des totaux, des moyennes et des comptages, sur toute une table ou par groupe.

Access 365Préparation TOSAQualiopi

Base exemple

Base Gestion commerciale : T_Clients (N°Client, Prénom, Nom, Ville) et T_Commandes (N°Commande, N°Client, DateCommande, DateLivraison, MontantHT), liées par N°Client.

Insérer un champ calculé

ObjectifAjouter à une requête une colonne qui n’existe pas dans la table, calculée à partir d’autres champs.

Pas à pas

Ouvrez la requête en mode Création.
Dans une cellule Champ vide, saisissez le nom de la nouvelle colonne, deux-points, puis l’expression : MontantTTC: [MontantHT]*1,2.
Pour une expression longue : clic droit dans la cellule › Zoom (Maj + F2), ou Créer pour ouvrir le Générateur d’expressions.
Formatez le résultat : clic dans la colonne › Feuille de propriétés › Format = Monétaire.
Exécutez : la colonne est calculée pour chaque enregistrement.

Champ	N°Commande	MontantHT	MontantTTC: [MontantHT]*1,2
Table	T_Commandes	T_Commandes
Afficher	☑	☑	☑

Le champ calculé n’a pas de table : il n’existe que dans la requête.

Exemples d’expressions

Besoin	Expression
Calcul numérique	`MontantTTC: [MontantHT]*1,2`
Assembler du texte	`Client: [Prénom] & " " & [Nom]`
Écart entre deux dates	`Délai: [DateLivraison]-[DateCommande]`
Extraire l’année	`AnnéeCde: Année([DateCommande])`
Calcul conditionnel	`Remise: VraiFaux([MontantHT]>1000;[MontantHT]*0,05;0)`
Remplacer un vide par 0	`Montant: Nz([MontantHT];0)`

Attention

Un nom de champ mal orthographié entre crochets ne provoque pas d’erreur : Access le prend pour un paramètre et affiche une boîte de saisie. Si une question inattendue apparaît, vérifiez l’orthographe.

Astuce

Ne nommez jamais le champ calculé comme un champ existant : MontantHT: [MontantHT]*1,2 provoque une référence circulaire.

Bon à savoir

Un champ calculé n’est pas stocké : il est recalculé à chaque exécution. C’est pourquoi on ne crée pas de colonne « TTC » dans la table.

Effectuer un calcul statistique sans regroupement

ObjectifObtenir une seule ligne de synthèse sur l’ensemble des enregistrements : total, moyenne, nombre, minimum, maximum.

Pas à pas

Créez une requête sur T_Commandes.
Cliquez sur Création de requête › Totaux (bouton Σ) : la ligne Opération apparaît dans la grille.
Placez uniquement les champs à calculer, et choisissez une opération pour chacun.
Renommez les colonnes avec un alias : CA: MontantHT au lieu de SommeDeMontantHT.
Exécutez : le résultat tient sur une seule ligne.

Champ	NbCommandes: N°Commande	CA: MontantHT	Panier: MontantHT	DateCommande
Opération	Compte	Somme	Moyenne	Où
Afficher	☑	☑	☑	☐
Critères				Entre #01/01/2026# Et #31/12/2026#

Nombre de commandes, chiffre d’affaires et panier moyen de l’année 2026.

Les opérations disponibles

Opération	Calcule
Somme	Le total des valeurs
Moyenne	La moyenne arithmétique
Min / Max	La plus petite / la plus grande valeur (aussi les dates)
Compte	Le nombre de valeurs non vides
EcartType / Var	La dispersion des valeurs
Premier / Dernier	La valeur du premier / dernier enregistrement lu
Expression	Un calcul sur des agrégats, ex. `Somme([MontantHT])*1,2`
Où	Filtre les lignes avant le calcul (colonne masquée)

Attention

Compte ignore les cellules vides. Pour compter des enregistrements, comptez un champ toujours rempli, comme la clé primaire.

Effectuer un calcul statistique avec regroupement

ObjectifObtenir un sous-total par catégorie : chiffre d’affaires par ville, nombre de commandes par client, par année…

Pas à pas

Créez une requête sur T_Clients et T_Commandes, puis activez Totaux (Σ).
Placez le champ de regroupement, Ville, avec l’opération Regroupement.
Ajoutez les champs calculés : CA: MontantHT en Somme, NbCommandes: N°Commande en Compte.
Triez CA en Décroissant pour classer les villes.
Exécutez : une ligne par ville.

Champ	Ville	CA: MontantHT	NbCommandes: N°Commande
Table	T_Clients	T_Commandes	T_Commandes
Opération	Regroupement	Somme	Compte
Tri		Décroissant

Ville	CA	NbCommandes
Arras	18 450 €	32
Lille	14 200 €	27
Lens	6 980 €	11

Exemple de résultat (données fictives).

Filtrer avant ou après le calcul

Où placer le critère	Effet	Exemple
Champ en opération Où	Filtre les commandes avant le regroupement	DateCommande `Entre #01/01/2026# Et #31/12/2026#`
Critère sur une colonne Somme	Filtre les groupes après le calcul	CA `>10000` : seules les villes au-delà de 10 000 €

Regrouper par période

Regroupez sur un champ calculé : AnnéeCde: Année([DateCommande]) en Regroupement donne une ligne par année. MoisCde: Format([DateCommande];"aaaa-mm") donne une ligne par mois.

Attention

Chaque champ en Regroupement crée un niveau de détail. Ajouter N°Commande en Regroupement donne une ligne par commande, et la synthèse disparaît. Ne gardez que les champs qui définissent le groupe.

Astuce

Pour un tableau ville × année, transformez cette requête en analyse croisée : Ville en en-tête de ligne, AnnéeCde en en-tête de colonne, MontantHT en valeur.

Récapitulatif

Besoin	Méthode
Nouvelle colonne calculée	`Nom: expression` dans une cellule Champ
Aide à la saisie	`Maj` + `F2` (Zoom) ou Générateur d’expressions
Afficher la ligne Opération	Création de requête › Totaux (Σ)
Une ligne de synthèse globale	Uniquement des opérations Somme, Moyenne, Compte…
Un sous-total par catégorie	Regroupement sur la catégorie + opération sur la valeur
Filtrer les lignes avant calcul	Opération Où + critère
Filtrer les groupes après calcul	Critère sur la colonne Somme / Compte

Découverte

Exercice 1 : montant TTC et nom complet

Créez R_Commandes_TTC : le client (prénom et nom dans une seule colonne), la date, le montant HT et le montant TTC au format monétaire.

Afficher le corrigé

Requête sur T_Clients et T_Commandes, jointure sur N°Client.
Champs : Client: [Prénom] & " " & [Nom], DateCommande, MontantHT, MontantTTC: [MontantHT]*1,2.
Feuille de propriétés de MontantTTC : Format = Monétaire. Exécuter, enregistrer.

Application

Exercice 2 : bilan de l’année

Créez R_Bilan_2026 qui affiche sur une ligne : nombre de commandes, chiffre d’affaires HT, panier moyen, plus petite et plus grosse commande de 2026.

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Requête sur T_Commandes, bouton Totaux.
NbCommandes: N°Commande Compte · CA: MontantHT Somme · Panier: MontantHT Moyenne · Mini: MontantHT Min · Maxi: MontantHT Max.
DateCommande en opération Où, critère Entre #01/01/2026# Et #31/12/2026#.

Maîtrise

Exercice 3 : les meilleures villes par année

Créez R_CA_Ville_Annee : chiffre d’affaires et nombre de commandes par ville et par année, en ne gardant que les groupes de plus de 5 000 €, du plus grand au plus petit.

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Requête sur T_Clients et T_Commandes, bouton Totaux.
Ville en Regroupement, AnnéeCde: Année([DateCommande]) en Regroupement.
CA: MontantHT en Somme, critère >5000, tri Décroissant · NbCommandes: N°Commande en Compte.

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