Outlook : les fonctions avancées
Gérer ses comptes de messagerie, déléguer, synchroniser, utiliser les flux RSS et créer des modèles de messages.
Objectifs de la séquence
- Savoir créer un compte de messagerie et distinguer les types de comptes (POP, IMAP, Exchange).
- Savoir déléguer l’accès à sa messagerie et gérer les profils.
- Savoir paramétrer les options de synchronisation et s’abonner à un flux RSS.
- Savoir créer et utiliser des modèles de messages (.oft).
1. Maîtriser l’environnement d’Outlook via l’onglet Fichier
L’onglet Fichier regroupe les réglages généraux : informations du compte, options, paramètres du compte, gestion des règles et réponses automatiques, nettoyage de la boîte aux lettres. Chaque élément y est accessible sans passer par le ruban.
2. Création d’un nouveau compte
Chemin : Fichier > Ajouter un compte. Saisissez votre adresse de messagerie et le mot de passe. Si la configuration automatique échoue, choisissez Configuration manuelle et renseignez les serveurs fournis par votre hébergeur.
2 bis. Schéma : ajouter un compte
Schéma : fenêtre Ajouter un compte, avec adresse, mot de passe et configuration manuelle.
3. Les types de comptes : POP, IMAP et Exchange
| Type | Principe | Usage typique |
|---|---|---|
| POP | Les messages sont téléchargés sur l’ordinateur et, en général, supprimés du serveur. | Un seul appareil, messagerie d’hébergement simple. |
| IMAP | Les messages restent sur le serveur, et les dossiers sont synchronisés. | Plusieurs appareils (PC, téléphone). |
| Exchange | Compte d’entreprise : messagerie, agenda, contacts et tâches synchronisés. | Messagerie professionnelle avec Microsoft 365 ou Exchange. |
4. Délégation
La délégation permet à un collègue d’envoyer et de gérer des messages à votre place. Chemin : Fichier > Paramètres du compte > Accès délégué. Ajoutez la personne, puis choisissez ses droits sur votre boîte de réception, votre calendrier et vos tâches.
5. Gérer les profils
Un profil regroupe les comptes et les données d’un utilisateur. Chemin : Panneau de configuration > Courrier > Afficher les profils. Vous pouvez créer un profil de test, en choisir un par défaut, ou en ajouter un nouveau sans supprimer l’existant.
6. Options de synchronisation
Chemin : Fichier > Options > Avancé, puis Envoi et réception. Vous définissez la fréquence de mise à jour, les dossiers à synchroniser et le comportement lorsque l’ordinateur est hors connexion.
7. Flux RSS
Un flux RSS envoie les nouveaux articles d’un site dans Outlook, comme des messages. Chemin : Fichier > Options > Avancé, puis Flux RSS. Collez l’adresse du flux, puis validez.
8. Créer des modèles de messages (.oft)
Rédigez le message type, puis choisissez Fichier > Enregistrer sous et sélectionnez le format Modèle Outlook (*.oft). Pour l’utiliser, faites Accueil > Nouveau courriel > Autres éléments > Choisir un formulaire, puis sélectionnez le modèle dans le dossier Modèles utilisateur.
8 bis. Schéma : onglet Fichier et délégation
Schéma : menu Fichier à gauche, et droits d’accès délégué à droite.
9. Raccourcis-clavier
- Ctrl + N : nouveau message ou nouvel élément, selon le dossier actif.
- Ctrl + R : répondre au message sélectionné.
- Ctrl + Maj + M : nouveau message.
- Ctrl + E : rechercher dans la boîte aux lettres.
- Ctrl + 1 à 4 : passer de la messagerie au calendrier, aux contacts, aux tâches.
Exercice
- Créez un modèle de message « Accusé de réception » au format .oft, puis utilisez-le pour un nouveau message.
- Ouvrez les options de synchronisation et notez la fréquence actuelle.
- Ajoutez un collègue en délégué sur votre calendrier, en lecture seule.
- Retrouvez dans l’onglet Fichier le menu qui gère les réponses automatiques.