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Outlook : les tâches

Créer, suivre et affecter des tâches, et transformer un message en tâche.

Objectifs de la séquence

  • Savoir accéder au dossier Tâches et choisir un affichage.
  • Savoir créer une tâche, une tâche périodique, et suivre son avancement.
  • Savoir affecter une tâche à une ou plusieurs personnes et répondre à une demande de tâche.
  • Savoir transformer un message, un rendez-vous ou une note en tâche.

1. Accéder au dossier Tâches

Cliquez sur l’icône Tâches dans le volet de navigation, ou utilisez le raccourci Ctrl + 4. La liste des tâches apparaît avec ses éléments en cours et terminés.

2. Les affichages du dossier Tâches

Dans l’onglet Accueil, le groupe Disposition (ou l’onglet Affichage, selon la version) permet de changer la présentation : Liste simple, Tâches détaillées, Tâches à venir. Le volet de lecture peut être masqué pour gagner de la place.

AstuceTriez la liste par date d’échéance pour voir en premier les tâches les plus urgentes.

3. Créer une tâche

Cliquez sur Accueil > Nouvelle tâche, ou saisissez directement dans la zone Cliquez ici pour ajouter une nouvelle tâche. Renseignez l’objet, la date de début, la date d’échéance et, si besoin, un rappel.

AstuceCommencez l’objet par un verbe d’action : « Envoyer le devis », « Relancer le client ».

3 bis. Schéma : la fenêtre Tâche

Tâche : Préparer la formation Objet Date de début Échéance Statut En cours ▾ Achèvement 50 % Récurrence Enregistrer Annuler

Schéma : fenêtre Tâche, avec objet, dates, statut et achèvement.

4. Créer une tâche périodique

Dans la fenêtre de la tâche, cliquez sur Récurrence. Choisissez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle), puis la plage de récurrence : date de début et fin, ou nombre d’occurrences.

AttentionUne tâche périodique se recrée à chaque échéance : supprimez-la depuis la série, sinon elle continuera à se répéter.

5. Suivre l’avancement d’une tâche

Dans la fenêtre de la tâche, le champ Statut indique l’état : Non commencée, En cours, Terminée, En attente ou Différée. Le champ Achèvement donne le pourcentage réalisé.

AstuceCochez la case à gauche d’une tâche dans la liste pour la marquer comme terminée en un clic.

6. Affecter une tâche à un ou plusieurs tiers

Ouvrez la tâche, puis cliquez sur Affecter la tâche. Saisissez le ou les destinataires dans le champ À, puis envoyez. Le destinataire reçoit une demande qu’il peut accepter ou refuser. Vous recevez ensuite les mises à jour de la tâche.

AttentionUne tâche affectée à plusieurs personnes ne peut pas être suivie de la même façon par chacune : l’affectation dépend des droits et de la messagerie utilisée.

6 bis. Schéma : la liste des tâches

Objet Échéance Statut Préparer la formation 24/10/2026 En cours Envoyer le devis 17/10/2026 Terminée Faire le point équipe Chaque lundi Non commencée Cochez pour terminer

Schéma : liste des tâches, avec statut et case à cocher.

7. Répondre à une demande de tâche

La demande arrive dans la boîte de réception. Ouvrez-la, puis choisissez Accepter ou Refuser. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre réponse. Si vous acceptez, la tâche apparaît dans votre propre liste.

AstuceUn refus avec un commentaire explique la raison à l’expéditeur : c’est souvent plus utile qu’un simple refus.

8. Transformer un message, un rendez-vous ou une note en tâche

Faites glisser le message, le rendez-vous ou la note vers l’icône Tâches du volet de navigation. Une nouvelle tâche est créée, avec l’objet de l’élément d’origine. Vous pouvez aussi utiliser Accueil > Actions rapides selon la version d’Outlook.

AstuceUn message transformé en tâche garde un lien vers l’original : ouvrez la tâche pour retrouver le message.

9. Les options Obligatoire et Facultatif

Dans une invitation ou une demande, les destinataires peuvent être marqués Obligatoires (champ À) ou Facultatifs (champ Facultatif). Cela indique qui doit agir et qui est simplement informé. Ce réglage est surtout utile pour les réunions et les demandes envoyées à plusieurs personnes.

AttentionSeuls les destinataires obligatoires attendent une réponse ; ne mettez en facultatif que les personnes qui peuvent ne pas participer.

Exercice

  1. Créez une tâche « Préparer la formation » avec une date d’échéance dans une semaine et un rappel la veille.
  2. Transformez en tâche un message de votre boîte de réception en le glissant vers l’icône Tâches.
  3. Créez une tâche périodique hebdomadaire « Faire le point équipe » le lundi.
  4. Marquez une tâche « En cours » avec un achèvement de 50 %, puis terminez-la.