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Outlook : les contacts

Créer, classer et regrouper ses contacts, puis importer et exporter une liste au format CSV.

Objectifs de la séquence

  • Savoir créer, modifier et rechercher un contact.
  • Savoir classer les contacts et les regrouper selon des critères.
  • Savoir créer une liste de distribution.
  • Savoir importer et exporter des contacts au format CSV, en contrôlant le mappage des champs.

1. Accéder au dossier Contacts et créer un contact

Cliquez sur l’icône Contacts dans le volet de navigation. Pour créer un contact, utilisez Accueil > Nouveau contact, puis saisissez le nom, l’adresse de messagerie et le téléphone.

AstuceSaisissez le nom complet au format « Prénom Nom » : Outlook le découpe automatiquement.

2. Modifier la carte de visite électronique

Ouvrez le contact, puis cliquez sur Carte de visite pour la modifier. Cette carte s’affiche lorsque le contact vous envoie son propre message.

3. Rechercher et classer les contacts

La zone Rechercher filtre la liste par nom, adresse ou entreprise. Pour classer les contacts, changez l’affichage dans l’onglet Affichage : par nom, par société ou par catégorie.

AstuceAttribuez une catégorie à chaque contact (client, fournisseur, formation) pour les retrouver plus vite.

4. Regrouper les contacts par critères

Utilisez l’affichage par groupes pour regrouper les contacts selon un critère, par exemple la ville ou la catégorie. Les groupes se replient d’un clic.

5. Carnet d’adresses personnel et carnet LDAP

Le carnet personnel contient les contacts que vous créez. Le carnet LDAP (annuaire de l’entreprise) regroupe les contacts partagés par votre organisation. Vous pouvez le consulter, mais pas le modifier.

AttentionLes modifications faites dans le carnet LDAP ne sont pas enregistrées par Outlook : elles relèvent de l’administrateur.

6. Personnaliser l’affichage des contacts

Dans l’onglet Affichage, vous pouvez changer la présentation des cartes : liste, cartes ou tableau. Ajoutez ou retirez des colonnes selon vos besoins.

7. Utiliser les contacts pour créer des éléments

Sélectionnez un contact, puis choisissez Nouveau courriel, Nouveau rendez-vous ou Nouvelle réunion dans le menu contextuel. Le destinataire est renseigné automatiquement.

8. Créer une liste de distribution

Une liste de distribution regroupe plusieurs contacts sous un seul nom. Chemin : Accueil > Nouveau groupe de contacts. Ajoutez les membres, puis enregistrez.

AstuceTapez le nom de la liste dans le champ À : tous les membres reçoivent le message.

9. Importer et exporter des contacts en CSV

Chemin : Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter. Choisissez Valeurs séparées par des virgules (CSV), puis le fichier à importer ou le dossier Contacts à exporter.

AttentionVérifiez l’encodage du fichier (UTF-8) pour que les accents s’affichent correctement.

10. Mappage des champs pour l’import et l’export

Lors de l’import, Outlook vous demande d’associer chaque colonne du fichier à un champ de contact : « Prénom » à Prénom, « Mail » à Adresse de messagerie, etc. Un champ mal associé place la donnée au mauvais endroit : contrôlez l’aperçu avant de valider.

AstuceFaites d’abord un test avec un fichier de 3 contacts pour vérifier le mappage.

Exercice

  1. Créez un contact avec son adresse, son téléphone et une catégorie « Client ».
  2. Créez une liste de distribution « Équipe » avec trois contacts.
  3. Exportez vos contacts au format CSV, puis ouvrez le fichier pour vérifier les colonnes.
  4. Importez à nouveau ce fichier et contrôlez le mappage des champs avant de valider.