Word : les fonctionnalités avancées

01

Copier des données Excel dans Word

Un tableau ou un graphique Excel se colle dans Word de plusieurs façons : comme simple tableau Word, comme image figée, comme objet Excel incorporé, ou lié au classeur pour se mettre à jour quand les chiffres changent.

1. Dans Excel, sélectionnez la plage ou le graphique, Ctrl + C.
2. Dans Word, Ctrl + V, puis choisissez l’option de collage ; ou Ctrl + Alt + V pour le Collage spécial.
3. Pour un lien : après modification du classeur, clic droit sur le tableau dans Word › Mettre à jour la liaison, ou F9.
4. Pour gérer tous les liens : FichierInformationsModifier les liens d’accès aux fichiers (changer la source, rompre la liaison).

02

Importation et exportation de données

Word ouvre et produit de nombreux formats : il convertit un PDF en document modifiable, assemble des fichiers, exporte en PDF, en format libre (.odt) ou en page web.

03

Partage de documents

Enregistré sur OneDrive ou SharePoint, un document se partage par lien : plusieurs personnes le modifient en même temps, commentent, et l’historique des versions garde chaque étape.

04

Personnaliser la barre d’outils et le ruban

La barre d’outils Accès rapide garde vos commandes favorites toujours visibles. Le ruban accepte vos propres onglets et groupes, par exemple un onglet « A3I » avec les commandes de vos supports.

Barre d’outils Accès rapide

1. Si elle est masquée : clic droit sur le ruban › Afficher la barre d’outils Accès rapide.
2. Clic droit sur n’importe quel bouton du ruban › Ajouter à la barre d’outils Accès rapide.
3. Pour une commande absente du ruban : FichierOptionsBarre d’outils Accès rapide, Toutes les commandes, Ajouter.

Ruban personnalisé

1. FichierOptionsPersonnaliser le ruban.
2. Nouvel onglet (crée aussi un groupe), Renommer l’onglet et le groupe, choisissez une icône.
3. À gauche, sélectionnez une commande ; à droite, sélectionnez le groupe ; Ajouter.
4. Importer/Exporter sauvegarde votre personnalisation dans un fichier, à réimporter sur un autre poste.

05

Définir des raccourcis clavier

Word permet d’attribuer un raccourci à presque tout : une commande, un style, un symbole, une insertion automatique, une macro.

1. FichierOptionsPersonnaliser le ruban, bouton Personnaliser… en bas à gauche (Raccourcis clavier).
2. Choisissez la catégorie puis la commande, le style ou la macro.
3. Cliquez dans Nouvelle touche de raccourci et appuyez sur la combinaison. Vérifiez la ligne « Affectée à ».
4. Attribuer, puis Fermer.

06

Afficher l’onglet Développeur

Masqué par défaut, l’onglet Développeur donne accès aux macros, à l’éditeur VBA, aux contrôles de formulaire, aux compléments et aux modèles attachés.

1. FichierOptionsPersonnaliser le ruban.
2. Dans la liste de droite (Onglets principaux), cochez Développeur, OK.
3. Le réglage est conservé : l’onglet reste affiché pour tous les documents.

07

Les macro-commandes

Une macro enregistre une suite d’actions pour la rejouer en un clic ou un raccourci : mise en page d’un support, insertion d’un bloc type, nettoyage d’un texte importé. Word l’écrit en langage VBA, que l’on peut ensuite retoucher.

Sub NettoyerTexte()
' Supprime les doubles espaces et lignes vides
    With ActiveDocument.Content.Find
        .ClearFormatting
        .Replacement.ClearFormatting
        .Text = "  "
        .Replacement.Text = " "
        .Execute Replace:=wdReplaceAll
        .Text = "^p^p"
        .Replacement.Text = "^p"
        .Execute Replace:=wdReplaceAll
    End With
End Sub

Enregistrer une macro

1. Répétez la manipulation une fois à blanc pour connaître chaque étape.
2. DéveloppeurEnregistrer une macro (ou AffichageMacrosEnregistrer une macro) : nom, emplacement, puis Clavier pour lui donner un raccourci.
3. Réalisez les actions au clavier et par le ruban : pendant l’enregistrement, la souris ne sélectionne pas de texte dans le document.
4. Arrêter l’enregistrement (Développeur, ou icône dans la barre d’état).

Exécuter, modifier, supprimer

Synthèse

L’essentiel du module