Protection et validation des données dans Excel
Un classeur partagé doit résister aux erreurs de saisie et aux modifications involontaires. Ce module montre comment protéger un classeur, une feuille et des cellules, puis comment contrôler les saisies avec la validation des données : listes déroulantes, nombres, dates, messages personnalisés et cercles de validation.
Protéger la feuilleRévision › Protéger la feuille
DéverrouillerCtrl + 1 › Protection
Contrôler la saisieDonnées › Validation
Liste déroulanteAlt + ↓
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Protéger une feuille et un classeur à l’aide d’un mot de passe
Excel propose trois niveaux de protection, qui ne répondent pas au même besoin. Le mot de passe est toujours facultatif pour la feuille et la structure, mais obligatoire pour empêcher l’ouverture du fichier.
| Niveau | Commande | Ce qui est protégé |
|---|---|---|
| Fichier (ouverture) | Fichier › Informations › Protéger le classeur › Chiffrer avec mot de passe | Impossible d’ouvrir le classeur sans le mot de passe. |
| Fichier (modification) | Fichier › Enregistrer sous › Outils › Options générales | Mot de passe pour la lecture et/ou pour la modification ; sans lui, le fichier s’ouvre en lecture seule. |
| Classeur (structure) | Révision › Protéger le classeur | Impossible d’insérer, supprimer, renommer, déplacer, masquer ou afficher des feuilles. |
| Feuille (contenu) | Révision › Protéger la feuille | Les cellules verrouillées ne peuvent plus être modifiées ; on choisit les actions encore autorisées. |
Mot de passe perduMicrosoft ne peut pas récupérer un mot de passe d’ouverture oublié : le fichier chiffré est perdu. Notez-le dans un gestionnaire de mots de passe.
Protection de feuilleElle évite les erreurs, mais ce n’est pas une sécurité forte. Pour des données confidentielles, chiffrez le fichier ou limitez l’accès au dossier partagé.
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Protéger les éléments d’un classeur et les cellules d’une feuille
Par défaut, toutes les cellules sont verrouillées, mais ce verrou n’agit qu’une fois la feuille protégée. La méthode consiste donc à déverrouiller d’abord les cellules de saisie, puis à protéger la feuille.
- Sélectionnez les cellules que les utilisateurs doivent pouvoir remplir.
- Ctrl + 1 › onglet Protection › décochez Verrouillée. Cochez Masquée sur les formules à cacher dans la barre de formule.
- Révision › Protéger la feuille : saisissez un mot de passe (facultatif) et cochez les actions autorisées (format, insertion de lignes, tri, filtre…).
- Pour protéger les éléments du classeur : Révision › Protéger le classeur, option Structure.
Simulateur : verrouiller, protéger, tester
Protéger la feuille
Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille à :
Ôter la protection de la feuille
Format de cellule › Protection :
Plages modifiablesRévision › Autoriser la modification des plages donne à une plage son propre mot de passe : pratique quand chaque service remplit sa partie.
Feuille ou classeur ?Protéger le classeur (structure) n’empêche pas de modifier les cellules ; protéger la feuille n’empêche pas de supprimer la feuille. On combine souvent les deux.
Simulateur : validation des données sur une feuille d’inscriptions
Validation des données
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Créer une liste déroulante de valeurs
- Sélectionnez les cellules à contrôler (par exemple B2:B20).
- Données › Outils de données › Validation des données, onglet Options.
- Autoriser : Liste. Dans Source, tapez les valeurs séparées par des points-virgules (
Excel;Word;PowerPoint) ou sélectionnez une plage (=$H$2:$H$6). - Laissez cochée Liste déroulante dans la cellule et validez. Dans la cellule, la flèche ou Alt + ↓ ouvre la liste.
Liste qui s’agrandit seulePlacez les valeurs dans un tableau de données (Ctrl + L) et utilisez une zone nommée comme source :
=Formations. Chaque ajout apparaît dans la liste.Dans le simulateurCliquez sur la colonne B, ouvrez Validation des données, puis Règle conseillée : la cellule affiche une flèche et « Exel » devient invalide.
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Définir les données autorisées
La liste Autoriser fixe le type de données ; la liste Données fixe la condition (comprise entre, supérieure à…). Les bornes peuvent être des valeurs, des références de cellules ou des formules.
| Autoriser | Exemple de règle | Refusé |
|---|---|---|
| Nombre entier | Heures comprises entre 1 et 35 | 0, 40, 3,5, « dix » |
| Décimal | Remise comprise entre 0 et 0,3 | 0,5 (50 %), -0,1 |
| Date | Date comprise entre 01/01/2026 et 31/12/2026, ou supérieure ou égale à =AUJOURDHUI() | 31/12/2025, « lundi » |
| Liste | Source Excel;Word;PowerPoint;Outlook;Access | Exel, Powerpoint 365 |
| Heure | Heure comprise entre 08:00 et 18:00 | 19:30 |
| Longueur du texte | Code postal égal à 5 caractères | 6240, 620000 |
| Personnalisé | =NB.SI($A$2:$A$20;A2)=1 : pas de doublon | un nom déjà saisi |
Code postalTapé comme nombre, 06240 devient 6240 (4 caractères). Mettez la colonne au format Texte avant la saisie, ou utilisez un format spécial Code postal.
Formule personnaliséeElle s’écrit pour la première cellule de la sélection (A2) et doit renvoyer VRAI pour une saisie acceptée. Autres exemples :
=JOURSEM(C2;2)<6 (jours ouvrés), =ESTTEXTE(A2).5
Personnaliser les messages de saisie et d’erreur
L’onglet Message de saisie affiche une info-bulle dès que la cellule est sélectionnée : on guide avant l’erreur. L’onglet Alerte d’erreur définit la réaction à une saisie non valide, avec trois styles.
| Style | Boutons | Effet |
|---|---|---|
| Arrêt (croix rouge) | Recommencer · Annuler | La saisie est refusée. C’est le seul style qui bloque vraiment. |
| Avertissement (triangle jaune) | Oui · Non · Annuler | « Continuer ? » : Oui accepte la valeur non valide. |
| Informations (i bleu) | OK · Annuler | Simple information : OK accepte la valeur. |
Rédiger le messageDites ce qui est attendu, pas seulement que c’est faux : « Saisissez un nombre entier d’heures entre 1 et 35. »
Copier-collerColler une valeur par-dessus une cellule contrôlée remplace la validation sans aucun message. Protégez la feuille ou utilisez Collage spécial › Valeurs.
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Cercle de validation et effacement des cercles
La validation ne contrôle que les nouvelles saisies : les données déjà présentes, importées ou collées ne sont pas vérifiées. Pour les repérer :
- Données › Validation des données › Entourer les données non valides : Excel dessine un cercle rouge autour de chaque cellule qui ne respecte pas sa règle.
- Corrigez les valeurs : le cercle disparaît dès que la cellule devient valide.
- Données › Validation des données › Effacer les cercles de validation retire les cercles restants (ils ne s’impriment pas et ne sont pas enregistrés).
Retrouver les cellules contrôléesAccueil › Rechercher et sélectionner › Validation des données sélectionne toutes les cellules qui ont une règle.
Dans le simulateurCliquez sur Appliquer toutes les règles conseillées puis Entourer les données non valides : 7 cellules sont entourées.
Exercice de synthèse : fiche d’inscriptions partagée
Télécharger le fichier d’exercice (Énoncé et Corrigé)
- Feuille Inscriptions : en B2:B20, créez une liste déroulante dont la source est la plage
=Listes!$A$2:$A$6. - C2:C20 : date comprise entre 01/01/2026 et 31/12/2026. D2:D20 : nombre entier entre 1 et 35. E2:E20 : longueur du texte égale à 5. F2:F20 : décimal entre 0 et 0,3.
- A2:A20 : règle personnalisée
=NB.SI($A$2:$A$20;A2)=1, style Avertissement, titre « Doublon ». - Ajoutez un message de saisie sur D2:D20 et un message d’erreur Arrêt explicite.
- Entourez les données non valides : 7 cercles. Corrigez-les, puis effacez les cercles.
- Déverrouillez A2:F20, masquez la formule du total en I2, puis protégez la feuille en autorisant le tri et le filtre. Protégez la structure du classeur.